Fiets en fiscus: de mogelijkheden

maandag, 26 september 2016

Fiets en fiscus: de mogelijkheden

Wat zijn de fiscale consequenties van fietsstimulering binnen de WKR?

Een fiets van de zaak kan nog steeds!

De ‘Fiets van de zaak’-regeling is afgeschaft per 1 januari 2015. Toch hebben werkgevers nog steeds goede mogelijkheden om fietsen naar het werk te faciliteren. Buiten de WKR (Werkkostenregeling) mogen werkgevers de volgende vergoedingen geven:

  • Een km-vergoeding van maximaal 19 cent per fietskilometer (ook aan medewerkers die binnen een straal van 10 kilometer wonen)
  • Een renteloze lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets

Deze mogelijkheden kunnen worden gecombineerd. Werknemers betalen de renteloze lening dan af met de kilometervergoeding.

Fietsvergoeding eenvoudig vast te stellen

Voor het belastingvrij toekennen van een km-vergoeding aan fietsers hoeft u geen kilometers of dagen bij te houden. U mag een vaste maandelijkse vergoeding geven aan uw personeel zolang u voldoet aan de volgende uitgangspunten:

  • Een vergoeding van maximaal € 0,19 per kilometer.
  • U mag uitgaan van 214 werkdagen per kalenderjaar (bij een voltijdse werkweek). Hierbij is onder andere rekening gehouden met incidenteel thuiswerken, ziekte, vakantie, sabbatsverlof en zorgverlof.
  • De werknemer reist op minstens 128 dagen per kalenderjaar naar de vaste werkplek. Dit betekent dat werknemers die voltijds werken tot 2 dagen per week thuis kunnen werken met behoud van de vaste onbelaste reiskostenvergoeding.

Rekenvoorbeeld:

Een werknemer werkt in 2015 vijf dagen per week. De enkele reisafstand van zijn woning naar de vaste plek voor zijn werk is 12 kilometer. De vaste onbelaste reiskostenvergoeding is dan voor het hele jaar maximaal 214 dagen x 24 kilometer x € 0,19 = € 976. Per maand is dat € 81,32. Bij deeltijd moet de vergoeding naar rato worden aangepast.

Aankoop fietsen

U koopt 10 fietsen voor uw werknemers. De kosten vallen met 1 boeking (factuurbedrag inclusief btw) in uw vrije ruimte van 1,2% van het totale fiscale loon. U boekt de fietsen niet meer per werknemer in uw loonadministratie, maar u boekt het hele bedrag in 1 keer als eindheffingsloon in uw financiële administratie.

U kunt de fietsen geven zonder te beoordelen hoe vaak uw werknemers de fietsen gebruiken voor woon-werkverkeer. Ook is het niet meer van belang of uw werknemers de afgelopen 3 jaar al een fiets hebben gekregen. Binnen de werkkostenregeling hebt u niet te maken met de normen van de regeling voor vrije vergoedingen en verstrekkingen voor de aanschafprijs (€ 749 per fiets) en voor vergoedingen die direct met de fiets samenhangen (€ 82 per kalenderjaar). U kunt eventueel een duurdere fiets met hulpmotor of een elektrische scooter vergoeden of verstrekken zonder aanvullende eisen. Wel geldt de gebruikelijkheidstoets.

Cafetariaregeling voor fietsen

Dankzij de vrije ruimte kunt u belast loon nog steeds omzetten in een onbelaste vergoeding of verstrekking voor bijvoorbeeld een fiets. De werkkostenregeling geeft u grote vrijheid om hierover afspraken te maken. U kunt een cafetariaregeling bijvoorbeeld zonder meer uitbreiden voor e-bikes.

Renteloze lening voor aanschaf fiets

U kunt uw werknemers ook nog steeds een renteloze lening geven voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of elektrische scooter. Bij cafetariaregelingen met een lening voor de aanschaf van een (elektrische) fiets of een elektrische scooter is het rentevoordeel van die personeelslening nihil. Uw werknemer kan bijvoorbeeld ook zijn onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,19 (bedrag voor 2014) per kilometer omruilen voor een fiets of gebruiken voor de aflossing van de renteloze lening.

Woon-werkverkeer

U geeft uw werknemer voor woon-werkverkeer een vaste vergoeding van € 0,19 per kilometer (bedrag voor 2014) op basis van 214 dagen per kalenderjaar. U kunt deze regeling ook in 2015 blijven gebruiken. Want de werkkostenregeling kent een gerichte vrijstelling voor vervoer.

Gerichte vrijstelling met bovenmatige vergoeding

U betaalt uw werknemer een reiskostenvergoeding van € 0,29 per zakelijke fietskilometer. Van dit bedrag kunt u € 0,19 (bedrag voor 2014) per kilometer onbelast vergoeden omdat hiervoor een gerichte vrijstelling geldt. De rest van het bedrag (€ 0,10 per kilometer) komt uit boven het normbedrag van de gerichte vrijstelling. U kunt dit als belast loon van uw werknemer bestempelen of als eindheffingsloon aanwijzen, of een combinatie van beide. Hebt u geen vrije ruimte meer over, dan moet u over het meerdere 80% eindheffing betalen, dus € 0,08 per kilometer.

Geen eisen meer

De Belastingdienst stelt geen nadere eisen meer waaraan medewerkers moeten voldoen om een ‘fiets van de zaak’ aan te schaffen. Ook hoeft u als werkgever geen gegevens meer bij te houden per medewerker. U bepaalt zelf de ‘spelregels'; zoals hoe vaak medewerkers een nieuwe fiets kunnen krijgen, welk deel van het aankoopbedrag u vergoedt, het type fiets (mag ook een elektrische fiets zijn) en de aard van het gebruik (alleen voor woonwerk- en zakelijke ritten of ook privé-gebruik).

Fiets leasen

Fietsen leasen is ook een optie, met name voor duurdere fietsen zoals e-bikes. Dit kan zowel binnen als buiten de WKR (Leasefiets.nl) heeft hiervoor een speciale procedure) en de brutovergoeding kun je zelf vaststellen. Let er wel op dat er voor je medewerkers sprake is van bijtelling voor privé-gebruik.

Beloningsacties

Deelname aan interne beloningsacties zoals Trappers. Betaalt u als werkgever zelf de beloning? Dan kunt u hiervoor de onbelaste reiskostenvergoeding gebruiken (tot € 0,19 per kilometer). Geeft u iedereen al de maximale reiskostenvergoeding, dan kunt u de beloning ook als eindheffingsloon in de vrije ruimte onderbrengen. Gaat het om een beloning die buiten uw organisatie om verstrekt wordt? Dan telt deze niet mee als loon en gaat deze dus ook niet ten koste van de vrije ruimte. Deelname aan bijvoorbeeld Burn Fat Not Fuel via Maastricht Bereikbaar levert deelnemers € 0,10 per kilometer op.

Meer weten?

  • Infographic: jaarlijkse reiskosten per medewerker (van Workaway)
  • Gids Wegwijs in arbeidsvoorwaarden 2016 (Centraal Beheer Achmea)
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.