6. Interne communicatie is belangrijk voor het succes: tips en trucs!

slim werken slim reizen slim parkeren

Wilt u uw medewerkers en bezoekers slimmer laten parkeren? Schakel uw afdeling Communicatie in en stel een goed communicatieplan op. Zeker als u kiest voor impopulaire maatregelen als betaald parkeren, is goede interne communicatie essentieel voor het welslagen van genomen maatregelen.









Wat wilt u bereiken?

Wat u wilt bereiken met uw communicatie, hangt sterk af van de maatregelen die u kiest.

Bij de invoering van een parkeerregime kunnen uw communicatiedoelstellingen zijn:

  • Medewerkers weten of ze straks wel of niet mogen parkeren bij het bedrijf 
  • Medewerkers begrijpen de achtergronden van het nieuwe parkeerbeleid 
  • Medewerkers weten waar ze terecht kunnen met vragen
  • Medewerkers weten welke alternatieven zij hebben voor de auto

Kiest u voor het stimuleren van alternatieven voor de auto en parkeren op afstand, denk dan aan deze doelstellingen:

  • Medewerkers weten waar en hoe ze op afstand kunnen parkeren en hoe ze het laatste stukje kunnen overbruggen
  • Medewerkers hebben een positief gevoel over parkeren op afstand 
  • Medewerkers weten welke alternatieven zij hebben voor de auto 
  • Medewerkers kennen de voordelen van de alternatieven (zie hiervoor onze andere oplossingen bovenin de menubalk)

Met wie communiceert u?

Stem uw communicatie en de boodschap goed af op de medewerkers van uw bedrijf. Houd rekening met het opleidingsniveau, interesses en mogelijke sentimenten rondom de auto en parkeren. Niet alle medewerkers hebben dezelfde aanpak en boodschap nodig. U kunt bijvoorbeeld deze groepen onderscheiden:

  • Management 
  • Ondernemingsraad 
  • Medewerkers die met de auto naar het werk komen 
  • Manager P&O
  • Medewerkers die al anders omgaan met parkeren 
  • Medewerkers die door een parkeerregime geen parkeerplaats meer krijgen 
  • Nieuwe medewerkers

Management

Waarom?
Steek veel energie in het management van uw organisatie. De (afdelings/team) managers spelen altijd een bepalende rol bij veranderingen, zeker als deze weerstand kunnen oproepen (ook bij henzelf). De managers moeten het nieuwe parkeerbeleid positief kunnen uitdragen en inspelen op vragen, bezwaren en onduidelijkheden.

 

Boodschap
Besteed aandacht aan de achtergronden van het parkeerbeleid; waarom is dit beleid belangrijk? Leg uit waarom is gekozen voor bepaalde maatregelen (stimuleren, uitbreiden, regime). Licht de alternatieven en regelingen toe. Benoem concreet wat u van de managers verwacht, bijvoorbeeld het informeren van medewerkers, enthousiasmeren, wegnemen van weerstanden of het geven van het goede voorbeeld.

 

Hoe?

  • Presentatie in managementoverleg
  • Persoonlijke gesprekken met managers (= meest effectief om eventuele bezwaren en weerstanden te bespreken)

 

Ondernemingsraad

Waarom?
Past u de arbeidsvoorwaarden aan, dan heeft u met de ondernemingsraad te maken. Maar ook als de OR geen instemmings- of adviesrecht heeft, is het verstandig om met de OR-leden te communiceren over het nieuwe beleid. De OR communiceert namelijk óók met de medewerkers, hun 'achterban'. Een goede afstemming draagt bij aan draagvlak bij de OR. Hiermee voorkomt u dat via de OR ongewenste boodschappen over het parkeerbeleid bij uw medewerkers terecht komen.

 

Boodschap
Achtergronden van het (nieuwe) beleid en informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Aanpak interne communicatie. Vraag eventueel hulp/ondersteuning van de OR.

 

Hoe?

  • Presentatie in OR-overleg
  • Zo nodig 1-op-1 gesprekken met OR-leden om weerstanden weg te nemen 
  • Brainstormsessie met de OR

Manager P&O

Waarom?
De afdeling P&O heeft veel contact met (nieuwe) medewerkers, ondermeer over het woon-werkverkeer en arbeidsvoorwaarden.

 

Boodschap
Besteed aandacht aan de achtergronden van het het parkeerbeleid; waarom is dit beleid belangrijk? Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden (voor zover niet bij P&O bekend). Benoem concreet wat u van de afdeling verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van (nieuwe) medewerkers, enthousiasmeren of wegnemen van weerstanden.

 

Hoe?

  • 1-op-1-gesprek(ken) met de manager

Medewerkers die al anders omgaan met parkeren

Waarom?
Belangrijke groep als u slimmer parkeren wilt stimuleren. Deze collega's beïnvloeden (bewust en onbewust) de groep collega's die nog altijd verwachten dat zij bij het bedrijf kunnen parkeren. Het zijn de mensen die het parkeergedrag laten zien dat uw organisatie graag wil. Of het nu gaat om het afzien van een parkeerplaats of op afstand parkeren. U las al dat gedrag 'besmettelijk' is. U kunt gebruik maken van dit mechanisme door deze 'slimme parkeerders' heel zichtbaar te maken.

 

Boodschap
Laat hen merken dat hoe zij omgaan met parkeren bijdraagt aan de visie van de organisatie, en dat de organisatie dus blij is met hun gedrag. Vraag hen op te treden als ambassadeur, bijvoorbeeld door een interview in het personeelsblad of op intranet of een column.

 

Hoe?

  • 1-op-1-gesprekken met deze medewerkers
  • Vrijwel alle acties die hiervoor al zijn beschreven

Medewerkers die met de auto naar het werk komen

Waarom?
Dit is de groep waar het uiteindelijk om draait; van deze mensen wilt u het reis- en/of parkeergedrag beïnvloeden.

 

Boodschap (bij stimuleren parkeren op afstand)
Communiceer de mogelijkheden en de voordelen voor de medewerker: altijd plek, draagt bij aan voldoende parkeerplek voor klanten etc. Leg uit hoe voor- en natransport werkt, en welke (financiële) afspraken hiervoor zijn. Geef aan welke alternatieven er zijn voor medewerkers die hun auto geregeld gebruiken voor zakelijke ritten. Maak het gewenst gedrag zichtbaar (voorbeeldgedrag) of communiceer de ́sociale norm ́ ("wist je dat ..% van je collega's al op afstand parkeert?"). Gedrag is immers besmettelijk, zie het kader over gedragsbeïnvloeding.

 

Boodschap (bij parkeerregime)
Communiceer helder wie wel en wie niet meer mogen parkeren. Geef aan bij wie ze terecht kunnen voor vragen. Communiceer hoe ze eventueel bezwaar kunnen maken. Laat de alternatieven voor de auto zien (zie hiervoor de andere oplossingen) en vertel waar ze eventueel op afstand kunnen parkeren. Benoem de voordelen van het parkeerregime, zowel die voor het bedrijf als voor de medewerker, zoals (tijdelijke) extra beloningen voor de medewerker en de verbeterde alternatieven voor de auto, zoals meer ruimte om vanuit huis te werken.

 

Hoe?
Zet verschillende communicatiemiddelen in, en zorg voor herhaling. Besteed veel aan dacht aan de persoonlijke (1-op-1) communicatie. Dit kost tijd, maar is over het algemeen wel het meest effectief. Zorg voor structurele aandacht voor het onderwerp.

 

Personeelsmagazine en intranet

  • Interviews met collega's 
  • Column van collega (of weblog van directeur) over persoonlijke ervaringen met parkeren
  • Informatieve artikelen
  • Kaartje met route naar/van andere parkeerplaats 
  • Helder overzicht met regels rondom parkeren

 

Lijncommunicatie

  • Managers en P&O-ers kunnen het onderwerp bespreken in werkoverleggen, in 1-op-1 gesprekken en functioneringsgesprekken
  • Presentaties in werkoverleggen

 

Acties

  • Geef uw parkeerders op afstand (en/of collega's die op een andere manier reizen) kans op een extra beloning (gadget, entreekaart evenement, ...), door middel van een verloting. U trekt bijvoorbeeld iedere week een winnaar.
  • Posters in bedrijfsrestaurant, parkeergarage etc. om de voordelen van parkeren op afstand onder de aandacht te brengen.
  • Een ludiek evenement op de P+R in de buurt, een wedstrijd wie het snelst van de P+R bij het bedrijf is.
  • Neem de medewerkers in groepjes mee naar de P+R, met het vervoermiddel dat voorhanden is voor het laatste stukje (openbaar vervoer, fiets, pendelbusje).
  • Mobiliteitsmarkt bij het bedrijf, met aandacht voor alternatieven, parkeren op afstand etc.

 

En denk ook aan

  • Informatiebijeenkomsten over parkeerregime 
  • Persoonlijke brief om medewerkers te informeren of zij wel of geen parkeerplaats krijgen 
  • Goede informatie in (online) personeelshandboek 
  • Speciale mailing of nieuwsbrief die met regelmaat verschijnt 
  • Inzetten van een helpdesk voor vragen en persoonlijk advies 
  • Benader de lokale/regionale pers over uw nieuwe beleid en de (eerste) resultaten. Persaandacht kan uw interne boodschap versterken.

 

Medewerkers die straks geen parkeerplaats meer krijgen

Waarom?
Dit zijn de medewerkers die het meest direct worden geconfronteerd met de gevolgen van een parkeerregime. Zij zullen hun dagelijkse reisgedrag moeten aanpassen. Binnen deze groep kunt u weerstanden verwachten.

 

Boodschap
Zie ook 'medewerkers die met de auto naar het werk komen'. Voor deze specifieke groep is het extra belangrijk dat zij weten waar zij terecht kunnen voor vragen. Communiceer hoe ze bezwaar kunnen maken. Geef een persoonlijk reisadvies hoe ze anders kunnen reizen. Leg uit hoe ze in aanmerking komen voor (tijdelijke) extra beloningen of verbeterde alternatieven.

 

Hoe?

  • 1-op-1 gesprekken tussen de (P&O) manager en de medewerker (wees luisterend oor, toon begrip, maar blijf ook heel duidelijk: zo is het beleid)
  • Interview in personeelsmagazine of op intranet met medewerkers die geen parkeerpas meer krijgen (hoe reageerden ze, hoe zijn ze gaan reizen)
  • Persoonlijke brief met uitleg van het besluit, en daarbij uitgebreid informatie over de alternatieven, eventuele (tijdelijke) beloningen etc.

Nieuwe medewerkers

Waarom?
Deze mensen hebben nog geen 'gewoontegedrag' ontwikkeld. Ze zijn eenvoudiger te beïnvloeden met goede argumenten. Heeft u een parkeerregime, dan is het belangrijk dat de nieuwe mensen hiervan direct op de hoogte zijn.

 

Boodschap
Laat zien welke visie de organisatie heeft (zoals duurzaamheid) en hoe de nieuwe medewerker hieraan kan bijdragen. Communiceer – als dit mogelijk is – de sociale norm (.. % van onze medewerkers parkeert al op afstand of komt met het openbaar vervoer). Geef heel helder de mogelijkheden aan.

 

Hoe?

  • Arbeidsmarktcommunicatie (zoals personeelsadvertenties) 
  • Introductiegesprek/programma 
  • Informatiepakket voor nieuwe medewerkers, met duidelijk overzicht van alle regelingen voor woon-werkverkeer en parkeermogelijkheden 
  • Persoonlijk reisadvies