6. Interne communicatie is belangrijk voor het succes: tips en trucs!

6. Interne communicatie is belangrijk voor het succes: tips en trucs!

Wilt u uw medewerkers slim samen laten reizen? Schakel uw afdeling Communicatie in en stel een goed communicatieplan op. Een (korte) campagne kan een flinke impuls geven. Beperk u echter niet tot een eenmalige campagne, maar zorg ook voor een structurele aanpak.Hier vindt u veel tips en ideeën voor de interne communicatie én een uitgewerkte voorbeeldcampagne. De basis voor uw communicatieplan heeft u dus al voor u liggen.

 

Wat wilt u bereiken?

Uw communicatiedoelstellingen kunnen zijn:

  • Medewerkers weten dat het interessant (financieel, gezellig, ontspannen) is om samen te reizen met collega's
  • Medewerkers weten dat zij gebruik kunnen maken van vervoermiddelen voor zakelijke ritten 
  • Medewerkers weten hoe ze met collega's kunnen worden gematcht 
  • Medewerkers hebben een positief gevoel bij carpool en vanpool

Met wie communiceert u?

U richt zich vooral op de medewerkers die in hun eentje met de auto naar het werk komen (en wat verder weg van het werk wonen en ervoor hebben gekozen om niet met het OV te reizen of te telewerken). Vergeet echter niet om ook een aantal andere groepen aan te spreken:

  • Management
  • Manager P&O 
  • Medewerkers die al carpoolen en vanpoolen 
  • Nieuwe medewerkers 
  • Medewerkers die nu in hun eentje met de auto reizen

Management

Waarom?
Steek veel energie in het management van uw organisatie. De (afdelings/team) managers spelen altijd een bepalende rol bij veranderingen. De managers moeten het beleid positief kunnen uitdragen en inspelen op vragen, bezwaren en onduidelijkheden.

 

Boodschap

Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit belangrijk? (bijvoorbeeld terugdringen parkeerproblemen of goed werkgeverschap). Benoem concreet wat u van de managers verwacht. Dit is bijvoorbeeld het enthousiasmeren en actief benaderen van medewerkers.

 

Hoe?

  • Presentatie in managementoverleg
  • Persoonlijke gesprekken met managers (= meest effectief om eventuele bezwaren en weerstanden te bespreken)
  • Bespreek het onderwerp ook na de introductie minimaal één keer per jaar

 

Manager P&O

Waarom?
De afdeling P&O heeft veel contact met (nieuwe) medewerkers over arbeidsvoorwaarden, zoals reiskosten en voorzieningen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten.

 

Boodschap

Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit beleid belangrijk? (bijvoorbeeld terugdringen parkeerproblemen of goed werkgeverschap). Geef informatie over de regelingen en mogelijkheden (voor zover niet bij P&O bekend). Benoem concreet wat u van de afdeling verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren en ethousiasmeren van (nieuwe) medewerkers.

 

Hoe?

  • 1-op-1-gesprek(ken) met P&O-manager(s)

Medewerkers die al samen reizen met collega's

Waarom?
Deze collega’s beïnvloeden (bewust en onbewust) de groep ‘mogelijke nieuwe carpoolers’. Het zijn de mensen die het reisgedrag laten zien dat uw organisatie graag wil. U las al dat gedrag ‘besmettelijk’ is. U kunt gebruik maken van dit mechanisme, door de carpoolers heel zichtbaar te maken.

 

Boodschap
Laat hen merken dat samen reizen bijdraagt aan de visie van de organisatie, en dat de organisatie dus blij is met hun reisgewoonten. Vraag hen op te treden als ambassadeur. Benader hen bijvoorbeeld voor een interview, column of een rol in de carpoolcampagne.

 

Hoe?

  • 1-op-1-gesprekken met medewerkers
  • Artikelen intranet, personeelsmagazine
  • Vrijwel alle acties die hiervoor al zijn beschreven

Nieuwe medewerkers

Waarom?
Deze mensen hebben nog geen ‘gewoontegedrag’ ontwikkeld. Ze zijn eenvoudiger te beïnvloeden met goede argumenten.

 

Boodschap
Laat zien welke visie de organisatie heeft (zoals duurzaamheid) en hoe de nieuwe medewerker hieraan kan bijdragen. Communiceer – als dit mogelijk is – de sociale norm (.. % van onze medewerkers reist al bewust, bijvoorbeeld met het OV, fiets of carpool). Geef heel helder de mogelijkheden aan.

 

Hoe?

  • Arbeidsmarktcommunicatie (o.a. personeelsadvertenties)
  • Introductiegesprek/programma
  • Informatiepakket voor nieuwe medewerkers, met duidelijk overzicht van alle regelingen voor woon-werkverkeer
  • Persoonlijk reisadvies 
  • Als OV of fiets geen serieus alternatief zijn: match een nieuwe medewerker direct met een andere autorijdende collega, zodat ze kunnen carpoolen.

Medewerkers die nu in hun eentje met de auto reizen

Waarom?
Dit is de groep waar het uiteindelijk om draait; van deze mensen wilt u het reisgedrag beïnvloeden.

 

Boodschap

Communiceer de (onderbelichte) positieve punten van samen reizen:

  • In de auto vergaderen/overleggen/brainstormen/sparren met collega's (de tijd in de file/auto zinvol besteden) 
  • Een dutje doen na een drukke werkdag 
  • Eigen auto blijft geregeld thuis/partner kan deze gebruiken (geen tweede auto nodig) 
  • Benzinekosten delen, dus kostenbesparing

Maak het gewenst gedrag zichtbaar (voorbeeldgedrag) of communiceer de ́sociale norm ́ ("wist je dat al ..% van je collega's geregeld bewust reist, bijvoorbeeld met het OV, fiets of carpool?"). Gedrag is immers besmettelijk.

Neem in de boodschap ook mee: de alternatieven voor zakelijke ritten (zoals poolauto's, bedrijfsfietsen, teleconferencing). Medewerkers hoeven/mogen niet met de eigen auto naar een zakelijke afspraak, dus kunnen gerust met een collega samen reizen naar het werk.

 

Hoe?
Maak gebruik van uw ambassadeurs, laat ook hen de boodschap vertellen en het voorbeeld geven. Besteed vooral aandacht aan de persoonlijke (1-op-1) communicatie. Dit kost tijd, maar is over het algemeen wel het meest effectief. Zorg voor structurele aandacht voor het onderwerp.

  • 'Koppel' collega's en ga een persoonlijk gesprek met hen aan. 
  • Interviews met carpoolende collega's in personeelsmagazine, op intranet etc. Het delen van succesverhalen, met de praktijk als de bron. 
  • Posters zichtbaar ophangen in het gebouw, bedrijfsrestaurant en parkeergarage.
  • www.automaatje.nu goed zichtbaar aanbieden via intranet. 
  • Column van collega over zijn bijzondere carpoolervaringen.
  • Gebruik de campagneposters ook in het personeelsblad en het intranet.
  • Mobiliteitsmarkt binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld in het kader van de Filevrijedag, de Week van de Vooruitgang of Dag van de Duurzaamheid. Dit kan heel goed in combinatie met andere thema's, zoals fietsstimulering.
  • Managers en P&O-ers kunnen het onderwerp bespreken in werkoverleggen, in 1-op-1- gesprekken en functioneringsgesprekken. Vraag niet alleen hoe en hoe vaak mensen reizen maar ook wat men verwacht en haalbaar vindt. Zelf met ideeën komen schept draagvlak en brengt discussie op gang.
  • Goede informatie in (online) personeelshandboek. 
  • Speciale mailing of nieuwsbrief die met regelmaat verschijnt. De campagneposters kunt u hiervoor als basis gebruiken.
  • Benader de lokale/regionale pers over uw beleid en de (eerste) resultaten. Persaandacht kan uw interne boodschap versterken.