4. Alle maatregelen bij elkaar

Slim werken slim reizen OV

Een goede reiskostenvergoeding, aanvullend of alternatief vervoer, OV-kaart, flexibele werktijden, proefabonnementen en reisadvies: hieronder vindt u geactualiseerde informatie over alle maatregelen, overzichtelijk gerangschikt.

Zet in ieder geval in de routebeschrijving naar uw organisatie de OV-mogelijkheden bovenaan.
Wilt u weten wat voor uw organisatie de fiscale mogelijkheden zijn om gebruik van het openbaar vervoer te stimuleren? En wat de fiscale voorwaarden zijn om de verschillende vervoersvormen onbelast te mogen verstrekken of vergoeden? Deze informatie staat hier op de site van de Belastingdienst.  


“Sluit een grootgebruikerscontract af met de OV-bedrijven. Uw medewerkers kunnen dan makkelijker en vaak voordeliger abonnementen bestellen; reizen met het openbaar vervoer levert hen dan nog meer financieel voordeel op.”


Gabriëlle Dijkstra - van der Burg

adviseur en OV-specialist

 

Bied zo nodig aanvullend vervoer

De bus of trein stopt niet altijd direct voor de deur van uw bedrijf. Is de afstand van halte/station naar uw bedrijf meer dan 500 meter (redelijke loopafstand), overweeg dan aanvullend vervoer te regelen voor uw medewerkers. Daarmee maakt u het gebruik van het openbaar vervoer aantrekkelijker. We noemen dit ook wel voor- en natransport. Hoe dit voor- en natransport eruit ziet, hangt natuurlijk af van uw situatie: de ligging van uw bedrijf, de te overbruggen afstand enz. Mogelijkheden kunnen zijn:

  • OV-fiets of OV-scooter
    Dit zijn huurfietsen en huurscooters; ze staan op de meeste OV-knooppunten. U kunt een abonnement nemen, zodat uw medewerkers hiervan gebruik kunnen maken. Voor medewerkers met een Utrecht Bereikbaarpas of een Eemland Bereikbaarpas is de OV-fiets gratis.   
  • Eigen fietsen of bedrijfsfietsen/ -scooters
    U plaatst uw bedrijfsfietsen- of scooters in de stalling bij het station; uw medewerkers kunnen hiermee het laatste stukje naar het werk rijden. U kunt uw medewerkers ook de gelegenheid geven om hun eigen fiets in de stalling te plaatsen. Een jaarabonnement voor de stalling kost ongeveer € 100.
  • Vouwfiets
    U kunt uw OV-reizigers een vouwfiets (te leen) geven. Het voordeel van een vouwfiets is dat uw medewerkers deze ook eenvoudig kunnen meenemen in de bus of trein. Een vouwfiets past ook binnen een fietsplan.
  • Pendeldienst
    Bijvoorbeeld een bus(je) of elektro-shuttle. Dit kunt u alleen organiseren, maar natuurlijk ook samen met omliggende bedrijven. 

 

Geef een goede reiskostenvergoeding

Zorg ervoor dat het openbaar vervoer financieel interessant is voor uw medewerkers. Dit kunt u doen door een goede reiskostenvergoeding te geven. U kunt uit verschillende opties kiezen:

  • Standaard kilometervergoeding van maximaal € 0,19
    U kunt alle medewerkers dezelfde kilometervergoeding geven, ongeacht de manier waarop ze reizen. Het openbaar vervoer is meestal goedkoper dan de auto; het is voor uw medewerkers dus financieel aantrekkelijk om hiervoor te kiezen. Vergoedt u € 0,19, dan houden OV-reizigers vrijwel altijd geld over. Ditzelfde geldt voor fietsers en car- poolers. Het is dus een maatregel waar een duidelijke financiële prikkel van uitgaat.
  • Standaard kilometervergoeding op basis van kosten OV
    Heeft u geen ruimte voor een vergoeding van € 0,19, overweeg dan een standaard reis- kostenvergoeding die gebaseerd is op de kosten van het openbaar vervoer. De OV-bedrijven hebben hiervoor standaard tabellen. Eventueel geeft u de automobilisten – voor wie uit de 9292-reisplanner blijkt dat het OV geen serieuze optie is – wel een vergoeding van € 0,19. Maak heldere afspraken wat u precies verstaat onder 'serieuze optie'.
  • OV-reizigers krijgen een hogere vergoeding dan automobilisten
    Een derde mogelijkheid is om uw OV-reizigers (en eventueel ook uw fietsers) een hogere vergoeding te geven dan de medewerkers die met de auto naar het werk komen. U geeft de OV-reizigers en fietsers een vergoeding van bijvoorbeeld € 0,19, of een vergoeding op basis van de kosten voor het openbaar vervoer. Voor autogebruik krijgen mensen geen of een lagere kilometervergoeding. Ook hierbij kunt u ervoor kiezen om automobilisten - voor wie uit de 9292-reisplanner blijkt dat het OV geen serieuze optie is – wel een hogere vergoeding te geven.
  • Vergoeding OV-kosten van leaserijders 
    Zorg er voor dat óók uw leaserijders met het openbaar vervoer kunnen reizen. Geef ze bijvoorbeeld de mogelijkheid de reiskosten te declareren, of stel een OV- of mobiliteitskaart beschikbaar. Voor u als werkgever is het financieel gunstig als leaserijders een deel van hun ritten met het openbaar vervoer reizen; een OV-kilometer kost ongeveer de helft van dezelfde kilometer in de leaseauto. 

 

Geef uw medewerkers een OV- of mobiliteitskaart

U kunt voor uw medewerkers de abonnementen voor het openbaar vervoer regelen. Voordeel hiervan is dat het drempelverlagend is voor uw medewerkers; ze hoeven niet zelf uit te zoeken welk soort kaart of abonnement voor hen het meest geschikt is. Ander voordeel is dat ze de kosten niet hoeven voor te schieten (dit scheelt vooral bij jaarkaarten). U als werkgever heeft er wel werk aan. De OV-bedrijven kunnen u een deel van het werk uit handen nemen als extra service bij een grootgebruikerscontract. Er zijn ook partijen die dit volledig van u kunnen overnemen (zie aanbieders). Er zijn veel verschillende kaarten en abonnementen voor de trein, bus en tram. De OV-bedrijven kunnen u hierover informeren. Een aantal ervan zijn: 

 

Wilt u weten welke OV-kaart u wanneer het beste aan kunt schaffen? Kijk in dit overzicht.

 

Bied alternatieven voor zakelijke ritten

Veel medewerkers komen met de auto naar het werk omdat zij deze nodig hebben om naar zakelijke afspraken te reizen. Bied uw medewerkers daarom alternatieven aan, zoals (elektrische) fietsen, scooters en/of auto’s. Op onze pagina's over flexibel reizen leest u hierover meer. Daarnaast zorgt u er natuurlijk voor dat uw medewerkers ook voor de werkafspraken eenvoudig met het openbaar vervoer kunnen reizen. Speciaal voor dit doel kunt u allerhande kaarten en abonnementen kiezen. Uw medewerkers hoeven dan geen kosten te declareren. Een aantal mogelijkheden zijn:

  •  Bedrijfs-OV-jaarkaart(en)
    De kaart staat op naam van het bedrijf en alle medewerkers kunnen hiervan gebruik maken, ongeacht de bestemming. Voor € 4.791,- heeft u al een bedrijfskaart voor het openbaar vervoer. Declaraties zijn hierdoor niet meer nodig.
  • OV-chipkaarten
    Zorg dat er altijd (anonieme of wegwerp)OV-chipkaarten op het secretariaat liggen. Uw medewerkers kunnen dan altijd gebruik maken van de bus of de tram. Met een Connexxion OV-chipkaart kunnen medewerkers ook gebruik maken van MyWheels auto's.
  • Mobiliteitskaarten (zoals NS-Business Card, Mobility Card, Radiuz kaart
  • E-tickets voor treinreizen
    Deze kunt u door het secretariaat laten bestellen en betalen via internet. De print van de bevestigingsmail is samen met een identiteitskaart van de medewerker (e-ticket is op naam van de gebruiker) het plaatsbewijs. Maken uw medewerkers vaak treinreizen tussen de verschillende vestigingen van uw organisatie? Maak hierover afspraken op maat met Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken..

 

Hanteer flexibele werktijden voor OV-reizigers

De dienstregelingen sluiten niet altijd precies aan op uw werktijden. Geef uw medewerkers de gelegenheid om hun werktijden hierop aan te passen.

Geef persoonlijk reisadvies

Medewerkers zijn zich vaak niet bewust van de mogelijkheden van het openbaar vervoer. Geef een persoonlijk reisadvies aan (nieuwe) medewerkers. U kunt dit zelf doen op basis van de website www.9292.nl. U kunt het opstellen van uitgebreide reisadviezen ook uitbesteden; zie aanbieders.

Geef nieuwe medewerkers een proefabonnement

Nieuwe medewerkers gaan op zoek naar de beste manier van reizen naar uw bedrijf. Zij hebben nog geen gewoontegedrag ontwikkeld en zijn relatief eenvoudig te beïnvloeden. Maak daarvan gebruik en laat hen al tijdens hun eerste maanden bij u de mogelijkheden van het openbaar vervoer ervaren.
Geef hen allereerst een persoonlijk reisadvies. Dit is belangrijk omdat veel van uw nieuwe medewerkers waarschijnlijk niet op de hoogte zijn van de OV-bereikbaarheid van uw organisatie. Als blijkt dat het openbaar vervoer aantrekkelijk is, is een structurele keus voor het openbaar vervoer toch vaak nog een stap te ver. Bied degenen voor wie het OV een optie blijkt te zijn, dan ook eerst een proefabonnement. Zo kunnen zij kennismaken met het openbaar vervoer. Dit kunt u bijvoorbeeld doen door een OV-traject- kaart voor de eerste twee maanden te verstrekken. Dit in plaats van een reiskostenvergoeding.