6. Interne communicatie is belangrijk voor het succes: tips en trucs!

Slim werken slim reizen OV

Wilt u uw medewerkers slim laten werken en reizen door ze vaker met het openbaar vervoer te laten reizen? Schakel uw afdeling Communicatie in en stel een goed communicatieplan op. Een (korte) OV-campagne kan een flinke impuls geven. Beperk u echter niet tot een eenmalige campagne, maar zorg ook voor een structurele aanpak.Hier vindt u veel tips en ideeën voor de interne communicatie én een uitgewerkte voorbeeldcampagne. De basis voor uw communicatieplan heeft u dus al voor u liggen.







Wat wilt u bereiken?

U wilt zoveel mogelijk medewerkers met het openbaar vervoer laten reizen. Uw communicatiedoelstellingen kunnen zijn:

  • Medewerkers kennen de mogelijkheden van het OV naar het bedrijf
  • Medewerkers weten dat het interessant (financieel en tijdwinst) is om met het OV te reizen, vooral voor medewerkers die meer dan 15 km van het werk wonen
  • Medewerkers hebben een positief gevoel bij openbaar vervoer

Met wie communiceert u?

Stem uw communicatie en de boodschap goed af op de medewerkers van uw bedrijf. Houd rekening met bijvoorbeeld het opleidingsniveau, interesses, (voor)oordelen over het openbaar vervoer etc. Niet iedereen heeft echter dezelfde aanpak en boodschap nodig.

U kunt bijvoorbeeld deze groepen onderscheiden:

  • Management
  • Ondernemingsraad 
  • Manager P&O
  • Medewerkers die al met het OV reizen 
  • Nieuwe medewerkers 
  • Medewerkers die nu met de auto reizen (en voor wie OV een reëel alternatief zou kunnen zijn)

Management

Waarom?

Steek veel energie in het management van uw organisatie. De (afdelings/team) managers spelen altijd een bepalende rol bij veranderingen. De managers moeten het beleid positief kunnen uitdragen en inspelen op vragen, bezwaren en onduidelijkheden.

Boodschap

Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit belangrijk (bijvoorbeeld duurzaamheid of goed werkgeverschap)? Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Benoem concreet wat u van de managers verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van medewerkers, enthousiasmeren, wegnemen van weerstanden of het geven van het goede voorbeeld.

Hoe?

  • Presentatie in managementoverleg
  • Persoonlijke gesprekken met managers (= meest effectief om eventuele bezwaren en weerstanden te bespreken) 
  • Bespreek het onderwerp ook na de introductie minimaal één keer per jaar

Ondernemingsraad

Waarom?

Past u de arbeidsvoorwaarden aan, dan heeft u met de ondernemingsraad te maken. Maar ook als de OR geen instemmings- of adviesrecht heeft, is het verstandig om de OR-leden te informeren over het (nieuwe) beleid. De OR communiceert namelijk óók met de medewerkers, hun 'achterban'. Een goede afstemming draagt bij aan draagvlak bij de OR. Hiermee voorkomt u dat via de OR ongewenste boodschappen over het OV-beleid bij uw medewerkers terecht komen.

Boodschap

Achtergronden van het (nieuwe) beleid en informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Aanpak interne communicatie. Vraag eventueel hulp/ondersteuning van de OR.

Hoe?

  • Presentatie in OR-overleg
  • Zo nodig 1-op-1 gesprekken met OR-leden om weerstanden weg te nemen

Manager P&O

Waarom?

De afdeling P&O heeft veel contact met (nieuwe) medewerkers over arbeidsvoorwaarden, zoals reiskosten en voorzieningen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten.

Boodschap

Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit beleid belangrijk (bijvoorbeeld duurzaamheid of goed werkgeverschap? Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden (voor zover niet bij P&O bekend). Benoem concreet wat u van de afdeling verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van (nieuwe) medewerkers, enthousiasmeren of wegnemen van weerstanden.

Hoe?

  • 1-op-1-gesprek(ken) met P&O-manager(s)

Medewerkers die al met het OV reizen

Waarom?

Deze collega's beïnvloeden (bewust en onbewust) de groep 'mogelijke nieuwe OV-reizigers'. Het zijn de mensen die het reisgedrag laten zien dat uw organisatie graag wil. U las al dat gedrag 'besmettelijk' is. U kunt gebruik maken van dit mechanisme, door de OV-reizigers heel zichtbaar te maken.

Boodschap

Laat hen merken dat het reizen met het OV bijdraagt aan de visie van de organisatie, en dat de organisatie dus blij is met hun reisgewoonten. Vraag hen op te treden als ambassadeur.

Hoe?

  • 1-op-1-gesprekken met deze medewerkers
  • Vrijwel alle acties die ook hierboven zijn beschreven

Nieuwe medewerkers

Waarom?

Deze mensen hebben nog geen 'gewoontegedrag' ontwikkeld. Ze zijn eenvoudiger te beïnvloeden met goede argumenten.

Boodschap

Laat zien welke visie de organisatie heeft (zoals duurzaamheid) en hoe de nieuwe medewerker hieraan kan bijdragen. Communiceer – als dit mogelijk is – de sociale norm (.. % van onze medewerkers reist al met het OV). Geef heel helder de mogelijkheden van het OV aan.

Hoe?

  • Arbeidsmarktcommunicatie (zoals personeelsadvertenties)
  • Introductiegesprek/programma 
  • Informatiepakket voor nieuwe medewerkers, met duidelijk overzicht van alle regelingen voor woon-werkverkeer
  • Persoonlijk reisadvies
  • Probeerabonnement

Medewerkers die nu met de auto reizen

Waarom?

Dit is de groep waar het uiteindelijk om draait; van deze mensen wilt u het reisgedrag beïnvloeden.

Boodschap

Veel automobilisten kennen het openbaar vervoer alleen 'van horen zeggen' of op basis van ervaringen in een ver verleden. Uit recent onderzoek blijkt ondermeer dat een deel van de automobilisten de reistijd en kosten van het openbaar vervoer (ver) over- schat. Men is daardoor negatiever over het OV dan 'realistisch' is.

Communiceer bijvoorbeeld de onderbelichte positieve punten, zoals effectief tijdsgebruik: werken/lezen/vergaderen/slapen in de trein. U kunt ook aandacht besteden aan de mogelijkheden van het OV: bushalte bijna voor de deur, station op loopafstand, dienstregeling, OV-fiets voor laatste stukje etc.

Maak het gewenst gedrag zichtbaar (voorbeeldgedrag) of communiceer de ́sociale norm ́ ("wist je dat .. % van je collega's geregeld met het openbaar vervoer reist?"). Gedrag is immers besmettelijk, zie kader over gedragsbeïnvloeding.

Neem in de boodschap ook mee: de aanwezigheid van vervoermiddelen voor zakelijke ritten (zoals poolauto's en bedrijfsfietsen). Medewerkers hoeven/mogen niet met de eigen auto naar een zakelijke afspraak, dus hoeven 's ochtends niet met de auto te komen.

Hoe?

Maak gebruik van uw ambassadeurs, laat ook hen de boodschap vertellen en het voorbeeld geven. Besteed vooral aandacht aan de persoonlijke (1-op-1) communicatie (zie verderop). Dit kost tijd, maar is over het algemeen wel het meest effectief. Zorg voor structurele aandacht voor het onderwerp.

Personeelsmagazine en intranet

  • Interviews met OV-reizende collega's in personeelsmagazine, op intranet etc. Het delen van succesverhalen, met de praktijk als de bron.
  • Campagnemateriaal in het personeelsblad
  • Column van collega over zijn bijzondere OV-ervaringen
  • Vaste rubriek of projectsite op intranet met de mogelijkheden, maatregelen, succesver- halen, OV-routes, etc. Hierop plaatst u ook actuele reisinformatie. Medewerkers kunnen via de projectsite vragen stellen aan de helpdesk (stimuleert ook weer 1-op-1-commu- nicatie). Denk ook aan een weblog van de directeur die met openbaar vervoer reist.
  • Plaats op uw intranet een link naar 9292 of schaf de Reiswijzer aan. De bezoeker of medewerker hoeft op internet daarin alleen het herkomstadres in te vullen en hij/zij krijgt een reisadvies naar uw bedrijf. Voor informatie en kosten kunt u terecht bij 9292.
  • Maandelijkse succesrapportages (ontwikkeling aantal OV-reizigers, kilometers en kos- tenvergelijking).
  • Gebruik de campagneposters ook in het personeelsblad en het intranet.

Evenementen

  • Kick-off bijeenkomst: een bijeenkomst voor uw medewerkers om de OV-campagne/het nieuwe beleid te introduceren. Dit kan in samenwerking met de OV-aanbieders, zoals Connexxion en NS. Bij aanbieders vindt u de contactgegevens. Wij kunnen u eventueel met deze partijen in contact brengen.
  • Mobiliteitsmarkt binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld in het kader van de Filevrijedag, de Week van de Vooruitgang of Dag van de Duurzaamheid. Dit kan heel goed in combinatie met andere thema's, zoals fietsstimulering. Met kraampjes van OV- en fietsaanbieders, informatie over regelingen, leuke activiteiten die met het thema te maken hebben, start van campagne etc.

Ludieke acties

  • Placemats met een OV-thema in het bedrijfsrestaurant (plattegrond met alle bushaltes in de omgeving, kostenvoordeel, succesverhaal, een campagneposter).
  • Een ludieke actie bij de bushalte of het station in de omgeving van uw bedrijf (evt. samen met OV-bedrijf).
  • Hang de campagneposters zichtbaar op in het gebouw, het bedrijfsrestaurant en de parkeergarage.
  • Geef OV-reizende collega's een doos bonbons. Op iedere bonbon staat de tekst 'Wanneer nam jij voor het laatst de trein?'. De medewerkers delen deze heel gericht uit, met als doel collega's op een specifieke dag met het openbaar vervoer naar het werk te laten reizen. Deze methode is in diverse bedrijven zeer succesvol geweest.
  • Geef uw OV-reizigers kans op een extra beloning (gadget, entreekaart evenement, ...), door middel van een verloting. Elke week wordt uit de OV-reizigers van die week een winnaar getrokken.
  • Deel leuke gadgets uit: een opvouwbaar parapluutje, een leuk mapje voor het OV-abonnement etc.
  • Zet een interne 'competitie' op tussen afdelingen of teams en stel een groepsbeloning in het vooruitzicht als een target is gehaald (bepaald aantal OV-reizen of aantal medewerkers dat OV gebruikt voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten). De economische prikkel (beloning) en de sociale prikkel (vanuit de groep) versterken elkaar. Zet uw interne communicatiemiddelen actief in om de tussenstanden en resultaten te communiceren.
  • U kunt ook individuele targets benoemen, en een beloning in het vooruitzicht stellen die ook voor het thuisfront aantrekkelijk is (zoals kaartjes Efteling). De sociale prikkel kan dan vanuit de partner of de kinderen komen.
  • Organiseer samen met GVU/Connexxion een probeerkaartjes-actie (of ander probeer- aanbod) voor uw medewerkers. De vervoerbedrijven hebben hiermee goede ervaringen opgedaan.

Lijncommunicatie

  • Managers en P&O-ers kunnen het onderwerp bespreken in werkoverleggen, in 1-op-1 gesprekken en functioneringsgesprekken met medewerkers. Vraag niet alleen hoe en hoe vaak mensen reizen maar ook wat men verwacht en haalbaar vindt. Zelf met ideeën komen schept draagvlak en brengt discussie op gang.

En denk ook aan

  • Goede informatie over openbaar vervoer in (online) personeelshandboek. 
  • Speciale mailing of nieuwsbrief die met regelmaat verschijnt. De campagneposters kunt u hiervoor als basis gebruiken. 
  • Schriftelijke informatie op het huisadres van uw werknemer.
  • Inzetten van een helpdesk voor vragen en persoonlijk advies. 
  • Benader de lokale/regionale pers over uw nieuwe beleid en de (eerste) resultaten. Persaandacht kan uw interne boodschap versterken. 
  • Informatiebord (9292) met actuele reisinformatie in de hal van het bedrijf.