Zakelijk autodelen: mogelijkheden en aanbieders onder de loep

dinsdag, 31 mei 2016

Zakelijk autodelen: mogelijkheden en aanbieders onder de loep

Het scheelt u als werkgever veel geld als meerdere medewerkers van één auto gebruik maken. Of dat nu hun eigen auto is (carpoolen), de leaseauto die overdag door meerdere collega’s wordt gebruikt, een bedrijfsauto of een deelauto (ook vaak poolauto genoemd) van een externe aanbieder. Onderzoek laat zien dat werknemers die af en toe een zakelijke afspraak elders hebben, al gauw met de auto naar het werk komen. Door deelauto’s aan te bieden is het voor deze medewerkers gemakkelijker om met de fiets of het openbaar vervoer naar het werk te gaan. Zakelijke deelauto’s hebben daardoor niet alleen effect op het zakelijke verkeer, maar ook op het woon-werkverkeer. Maar: welke mogelijkheden zijn er precies, welke aanbieders richten zich op zakelijk autodelen en wat zijn de verschillen tussen hen? Syndesmo zet het voor u op een rij: niet uitputtend, wel verhelderend en inclusief de grootste aanbieders van dit moment.

Voordelen van autodelen op een rij

  • Wist u dat een auto gemiddeld 23 uur per dag stil staat? Door leaseauto’s te laten delen, maakt u efficiënter gebruik van uw wagenpark.
  • Een auto delen is beter voor het milieu. Minder auto’s betekent minder CO2-uitstoot. Een treinkilometer levert bijvoorbeeld ongeveer 31 gram CO2-uitstoot op, 75% minder dan een gemiddelde autokilometer. Wilt u een schone vloot, dan kunt u een of meer schone poolauto’s aanbieden en het gebruik van de privé-auto voor zakelijke ritten verbieden.
  • Kostenbesparing:
    • Een leaseauto kost u gemiddeld bijna € 18.000,- per werknemer per jaar, het zakelijk rijden van een privéauto bijna € 6.000,-. (Bron: MT)
    • De gemiddelde kosten van een parkeerplaats zijn € 1.000 per jaar (Bron: Benchmark Mobiliteit).
  • Meer medewerkers die samen rijden of een deelauto gebruiken, leveren meer parkeerruimte op.
  • Minder administratief gedoe zoals declaraties van medewerkers. Zakelijke dienstverleners bieden bovendien concepten aan die u als werkgever ontzorgen op het vlak van aanschaf, beheer, onderhoud, rittenadministratie, fiscale aspecten enzovoort. U kunt op die manier een betrouwbare en flexibele dienst aanbieden aan uw medewerkers.

Mogelijkheden voor zakelijk autodelen

U heeft dus alle reden om als werkgever aandacht te besteden aan zakelijk autodelen. Er is onderscheid te maken tussen twee vormen: deelsystemen met eigen auto’s of met auto’s van derden. Wat u kunt doen:

  • Spreek af dat medewerkers met een leaseauto deze aan collega's beschikbaar stellen voor zakelijke ritten
  • Schaf zelf poolauto's aan (of lease deze)
  • Neem een abonnement op een deelautosysteem
  • Stimuleer samen rijden (carpoolen)

Wat de beste keuze is, hangt af van uw situatie, zoals het aantal dienstritten, locatie van uw organisatie en hoe u zich wil profileren.

Aanbieders autodeelsystemen voor het eigen wagenpark

Om het eigen wagenpark efficiënter en flexibeler in te zetten, zijn eigenlijk maar twee zaken nodig. Ten eerste een goed en inzichtelijk boekingssysteem, wat voor de medewerker gemakkelijk te gebruiken is maar ook inzicht biedt aan de werkgever. Daarnaast is een goed sleutelsysteem nodig, je wilt als medewerker niet steeds met sleutels te hoeven goochelen. Het systeem moet vooral niet te moeilijk zijn, anders is de kans groot dat je medewerkers er nauwelijks gebruik van gaan maken. De volgende aanbieders spelen hier goed op in.

WeGo

WeGo levert een geautomatiseerd sleutelmanagement- en reserveringssysteem waarmee medewerkers poolauto’s gemakkelijk onderling kunnen delen. Via het online reserveringssysteem boeken medewerkers een auto en vervolgens openen ze deze via de app of een sms. De sleutel ligt in de auto, dus de medewerker kan meteen wegrijden en er is geen gedoe met sleuteloverdracht en sleutelbeheer. Door de WeGo box die in de auto is geïnstalleerd is het inzichtelijk wie er in de auto heeft gereden en hoeveel kilometer. Prijs is alleen op aanvraag.

WeGo

Keyzee

Ook Keyzee biedt een smartphone oplossing voor bedrijven en werkt hetzelfde als WeGo. Er wordt een box geïnstalleerd in de auto en vervolgens kan de medewerker de auto via de app of de website boeken. Na een snelle check op schade kan de medewerker de auto openen met de app en wegrijden. De beheerder van de auto krijgt inzicht in alle gegevens van de wagen, zoals de gereden afstand, eventuele schade en de kosten. Keyzee biedt ook een ontwikkelingskit (API, SDK) om de website makkelijk te integreren in de bedrijfswebsite. Shared Wheels maakt gebruik van het platform Share2Use wat ook het platform achter Keyzee is. Het is onduidelijk wat de kosten zijn voor het gebruik van Keyzee (en de site is slecht vertaald van het Frans naar het Nederlands). Op Shared Wheels staan echter wel tarieven genoemd: een abonnement op het platform kost € 5,- per maand. Verder betaal je per rit: per reservering: € 3,-, uurtarief klasse A auto (108): € 3,50, kilometertarief: € 0,20

Keyzee

Fleetster

Fleetster (Duitse organisatie) biedt een online boekingsplatform (engels- of duitstalig) waarop de medewerkers niet alleen een auto kunnen boeken, maar ook fietsen of busjes. Meerdere bedrijfsmiddelen kunnen dus gedeeld worden. Verschil ten opzichte van andere aanbieders is dat medewerkers na de rit zelf de kilometerstand moeten invullen, er wordt dus geen kastje in de auto gebouwd. De uitgifte van sleutels kan op drie manieren: via de receptionist, via een geautomatiseerde box of via de app. De ritten die medewerkers boeken, kunnen automatisch in de outlook agenda worden gezet. Aardig is het bonussysteem dat kan worden ingezet om meerijden, het gebruik van een elektrische auto of zuinig rijden te belonen. Fleetster is er in 3 varianten: basic, pro en green. De kosten lopen uiteen van €5 euro tot €15 per voertuig per maand.

Fleetster

Aanbieders van eigen deelauto’s

Bij deze vorm van zakelijk autodelen gaat het eigenlijk om de beter bekende poolauto. Bij veel zakelijk verkeer zijn eigen deel- of poolauto's vaak handiger. Je zorgt dan zelf voor aanschaf, beheer en onderhoud of u besteed dit uit aan je leasemaatschappij. Steeds meer leasemaatschappijen bieden deelauto’s aan. Kies je voor eigen deelauto’s, dan kun je zelf het type auto bepalen, kiezen voor elektrische of hybride auto’s en je bedrijfsnaam en logo op de auto laten plaatsen. Via een online boekingsplatform, eventueel in combinatie met een app, kunnen medewerkers de auto’s boeken.

SammSamm

SammSamm van Mobility Mixx/ Leaseplan geeft aan met één deelauto wel tot 40 medewerkers te kunnen voorzien van voldoende flexibiliteit. De auto’s kunnen eenvoudig online worden gereserveerd voor een zakelijke rit. Ook zijn desleuteluitgifte en rittenadministratie volledig geautomatiseerd. Onder bepaalde voorwaarden mogen medewerkers de auto’s ook privé gebruiken. Dit brengt fiscale consequenties met zich mee waar goed over nagedacht moet worden. Op dit moment is dit dan ook nog niet aan te raden, maar in de toekomst zal dit steeds makkelijk worden. Kosten op aanvraag.

SammSamm

AlphaCity

AlphaCity van leasemaatschappij Alphabet werkt met een keypas om de auto’s te openen en af te sluiten en vervolgens met een pincode om de auto te starten. Boeken gaat via een online portal. De werkgever bepaalt zelf door wie, wanneer en op welke voorwaarden de auto’s geboekt kunnen worden voor zowel zakelijk als privégebruik. Een bedrijf least de AlphaCity-auto op basis van een full operational leasecontract, aangevuld met een maandelijkse fee voor de boekingssite, de benodigde hard- en software in de auto en de gewenste rapportages over het gebruik van deze auto’s. De werkgever is eigenaar van de AlphaCity auto’s en dat betekent dat zij hun medewerkers 24 uur per dag mobiliteit kunnen bieden. Alphabet biedt een aantal extra’s die kunnen worden ingekocht, zoals een vouwfiets waarmee de laatste kilometers kunnen worden afgelegd als dat nodig is. Kosten op aanvraag.

AlphaCity

Wisselwagen

De Wisselwagen van leasemaatschappij Arval maakt volledig gebruik van de app op de smartphone. Het reserveren, openen en sluiten van de auto gaat allemaal via de app. Voor een vast bedrag per maand krijg je onbeperkt toegang tot de Wisselwagen. De variabele kosten bestaan uit een vast bedrag per kilometer. Als werkgever kan je makkelijk zien hoeveel kilometer elke medewerker maakt die toegang tot de auto heeft. Wisselwagen is niet bedoeld voor medewerkers die al een leaseauto hebben, maar mikt op de medewerkers die met het OV of de fiets naar het werk komen. En af en toe een zakelijke rit maken. Het is ook mogelijk om de wisselwagen in te zetten voor privégebruik. Kosten op aanvraag.

Wisselwagen

Car2Use

Athlon biedt haar leaseklanten die auto’s willen delen hiervoor Car2Use aan. Plannen, boeken en openen van de Car2Use auto gaat eenvoudig online. Via de Car2Use app meld je de auto ook zo weer af en is de auto klaar voor gebruik door de volgende collega. Kosten op aanvraag.

Car2Use

Aanbieders van deelautonetwerken

Het kan voordelig te zijn om geen eigen auto’s te gebruiken, maar om de medewerkers de mogelijkheid te geven om gebruik te maken van bestaande netwerken van deelauto’s. Zo heb je wel de voordelen van de auto, maar niet de vaste lasten zoals onderhoudskosten of verzekeringen. Je kunt gebruik maken van vaste locaties of een auto op je eigen locatie laten neerzetten. Een abonnement is vooral interessant als het aantal zakelijke ritten beperkt is en/ of flexibiliteit in aantal deelauto’s gewenst is. Op ritjeweg.nl check je welke deelautolocaties er zijn in de buurt. Dit zijn de aanbieders die zich richten op zakelijk autodelen.

Greenwheels

Met meer dan 1700 auto’s verspreid over heel Nederland is er altijd wel een Greenwheels auto in de buurt. Via de NS Business Card of een gewone OV chipkaart kun je als werkgever je medewerkers gemakkelijk toegang bieden tot een Greenwheels auto. De medewerker meldt zich aan op de website van Greenwheels en kan vervolgens een auto reserveren. De auto wordt geopend door middel van de app of je OV chipkaart. Het fijne aan Greenwheels is dat er gereserveerde parkeerplaatsen voor zijn, waardoor je niet naar een plek hoeft te zoeken. Het nadeel is dat je de auto altijd moet terugbrengen naar de locatie waar je hem hebt opgehaald. Het is ook mogelijk om één of meer Greenwheels auto’s bij je eigen kantoor te laten neerzetten. Je hebt de auto dan voor de deur staan, het minimum maandelijks gebruik moet wel €300,- zijn. Verder zijn de kosten van Greenwheels afhankelijk van hoe vaak je de auto wilt gebruiken.

Greenwheels

Connectcar

Ook Connectcar concentreert zich op de Randstad en dan met name Amsterdam. Er zijn ook verschillende type auto’s te vinden in Haarlem, Den Haag, Rotterdam en Utrecht. Het reserveren van de auto gaat via de website of via de app. Je betaalt alleen voor de gereden kilometers en de gereserveerde tijd Dit kan nadelig zijn als je de auto eerder terugbrengt dan je van tevoren hebt aangegeven. Naast een eenmalig starttarief van €25 is het tarief voor de kleinste auto €0,63 en voor de grootste bestelbus €10,08. Het is ook mogelijk om een auto exclusief toe te wijzen aan een bedrijf.

Connectcar

Freetogo

Freetogo is een snel groeiend netwerk van huurauto’s van verhuurder Euromobiel met momenteel 50 verhuurplekken verspreid over heel Nederland. Nadat je je online geregistreerd hebt, ontvang je je persoonlijke Free to go-kaart waarmee je 24/7 een auto reserveert waar en wanneer je wilt. Openen van de auto doe je ook met de kaart. Zodra je de auto weer afsluit, eindigt daarmee direct je huurovereenkomst. De factuur, met daarin de gereserveerde of gehuurde tijd, kilometers en de brandstof, wordt naar je mailbox verstuurd. Eén zakelijk account aanmaken voor alle medewerkers kan ook. Registratiekosten zijn €15,-. De tarieven zijn opgebouwd uit een start-, tijd- en een kilometertarief met een minimale huurperiode van 1 uur. Brandstofkosten zijn voor eigen rekening. Voor de kleinste auto betaal je bijvoorbeeld per uur €4,- + starttarief per rit van €1,50 + €0,15 per km.

Freetogo

Car2Go

Het car2go concept is alleen nog in Amsterdam beschikbaar. Verspreid over de stad staan 300 car2go Smarts klaar om gebruikt te worden. Daarvoor hoef je alleen de app te downloaden en je eenmalig te registreren. Het openen van de auto gaat ook via de app en na het controleren op netheid kun je wegrijden. Groot voordeel van het car2go systeem is dat je de auto niet hoeft terug te brengen waar je hem hebt opgehaald, wat het systeem een stuk flexibeler maakt in vergelijking met andere systemen. Alle car2go auto’s zijn elektrisch, wat goed is voor het milieu, maar wel betekent dat je de auto moet achterlaten bij een oplaadpunt als het energieniveau onder de 20% daalt. Er zijn geen abonnementskosten voor car2go, alleen een eenmalig bedrag van €19 voor validatiekosten. Hierna betaal je alleen nog voor het gebruik, wat neerkomt op €0,31 per minuut of €14,90 per uur.

Car2Go

Bemiddelingsorganisaties particuliere auto's

Voor de volledigheid noemen we ook nog even de bekendste bemiddelingsorganisaties voor je eigen auto. Sommige van deze aanbieders richten zich namelijk ook op zakelijk autodelen zoals MyWheels.

MyWheels

Via MyWheels kunnen particulieren hun auto verhuren aan anderen. Ook zakelijk autodelen is een optie, je kunt namelijk aangeven dat je (bedrijfs)auto alleen beschikbaar is voor vrienden (lees: collega’s) en wie dat dan zijn. Medewerkers openen de auto met hun eigen OV-chipkaart, een NS chipkaart of een OV-fiets pas dus geen gerommel met sleutels bij de receptie. Op de factuur kun je eenvoudig het gebruik zien, dus een eigen administratie bijhouden is niet nodig. MyWheels biedt ook hulp bij het (agenda)beheer van je auto’s. Een andere optie is dat je je bedrijfsauto’s via MyWheels eventueel ook kunt delen met anderen, bijvoorbeeld in het weekend met omwonenden. Dit levert extra inkomsten op. Lid worden van MyWheels is gratis, boekingskosten zijn €2,50 per rit en verder betaal je een dag- of uurprijs en een kilometerprijs, afhankelijk van het type auto en wat de verhuurder ervoor vraagt.

MyWheels

SnappCar

Via SnappCar kunnen particulieren auto's met elkaar delen. SnappCar richtte zich in het verleden –in samenwerking met Athlon- ook op zakelijke gebruikers maar is daarmee recent gestopt om zich helemaal op de particuliere markt te richten.

SnappCar

Samen rijden stimuleren

Laat medewerkers samen naar kantoor rijden en bespaar zo op je brandstofkosten. Denk bij het stimuleren van carpoolen aan: alternatieven voor zakelijke ritten overdag, gereserveerde parkeerplaatsen voor carpoolers, thuiskomgarantie, goede afspraken over de reiskostenvergoeding en maak het matchen gemakkelijk. Bijvoorbeeld via onderstaande apps die zich ook richten op zakelijk gebruik.

Twogo

TwoGo is een carpoolservice die zich speciaal richt op het dagelijkse woon-werkverkeer maar ook voor incidentele ritten gebruikt kan worden. Het systeem van SAP matcht vraag en aanbod en houdt ook rekening met realtime verkeersgegevens om de exacte routes en aankomsttijden te berekenen. Communicatie verloopt via sms, e-mail of via de app. Veel grote bedrijven in Duitsland maken al gebruik van deze carpoolservice die nog niet zo lang in Nederland actief is. Over de kosten is niets te vinden op de site.

iPhone

Android

Toogethr

Toogether biedt geen online platform, maar is alleen als app beschikbaar. Toogether is vooral als particuliere app bekend, maar biedt ook de mogelijkheid om als bedrijf een gesloten groep in te richten waar medewerkers onderling ritten kunnen aanbieden en zoeken. Handig is het overzicht van aangeboden en gezochte ritten en de groepen waar je als gebruiker aan kunt deelnemen. Als werkgever kan je Toogethr gemakkelijk met je website integreren en op die manier bij de medewerkers onder de aandacht brengen.

Iphone

Android

BlaBlaCar en Samenrijden zijn andere populaire apps die samenrijden oftewel carpoolen makkelijker maken maar deze apps hebben geen specifieke toepassingen voor zakelijk gebruik.

Praktijkvoorbeelden van andere werkgevers