6. Interne communicatie is belangrijk voor het succes: tips en trucs!

Tips en trucs voor interne communicatie

Schakel uw afdeling Communicatie in en stel een goed communicatieplan op. Een (korte) fiets-campagne kan een flinke impuls geven. Beperk u echter niet tot een eenmalige campagne, zorg ook voor een structurele aanpak. Hier vindt u veel tips en ideeën voor de interne communicatie én een uitgewerkte voorbeeldcampagne. De basis voor uw communicatieplan heeft u dus al voor u liggen.




Wat wilt u bereiken?

U wilt zoveel mogelijk medewerkers met de fiets naar het werk laten reizen.
Uw communicatiedoelstellingen kunnen zijn:

  • Medewerkers weten dat ze met korting/gratis een fiets kunnen aanschaffen
  • Medewerkers weten dat het gezond is om te fietsen
  • Medewerkers hebben een positief gevoel bij fietsen

Met wie communiceert u?

Stem uw communicatie en de boodschap goed af op de medewerkers van uw bedrijf. Houd rekening met bijvoorbeeld het opleidingsniveau, interesses en (voor)oordelen over fietsen etc. Niet iedereen heeft echter dezelfde aanpak en boodschap nodig.
U kunt bijvoorbeeld deze groepen onderscheiden:

  • Management
  • Ondernemingsraad
  • Manager P&O
  • Medewerkers die al op de fiets naar het werk komen
  • Nieuwe medewerkers
  • Medewerkers die nu met de auto reizen (en voor wie de fiets een reëel alternatief zou kunnen zijn)

Management

Waarom?
Steek veel energie in het management van uw organisatie. De (afdelings/team) managers spelen altijd een bepalende rol bij veranderingen. De managers moeten het beleid positief kunnen uitdragen en inspelen op vragen, bezwaren (bijvoorbeeld over nieuwe reiskostenregeling) en onduidelijkheden.

 

Boodschap
Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit belangrijk? (bijvoorbeeld duurzaamheid of gezondheid werknemers). Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Benoem concreet wat u van de managers verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van medewerkers, enthousiasmeren, wegnemen van weerstanden of het geven van het goede voorbeeld. Vertel hoe u de interne communicatie gaat aanpakken.

 

Hoe?

  • Presentatie in managementoverleg
  • Persoonlijke gesprekken met managers (= meest effectief om eventuele bezwaren en weerstanden te bespreken)
  • Bespreek het onderwerp ook na de introductie minimaal één keer per jaar

 

Ondernemingsraad

Waarom?
Past u de arbeidsvoorwaarden aan, dan heeft u met de ondernemingsraad te maken. Maar ook als de OR geen instemmings- of adviesrecht heeft, is het verstandig om de OR-leden te informeren over het (nieuwe) beleid. De OR communiceert namelijk óók met de medewerkers, hun ‘achterban’. Een goede afstemming draagt bij aan draagvlak bij de OR. Hiermee voorkomt u dat via de OR ongewenste boodschappen over het fietsbeleid bij uw medewerkers terecht komen.

 

Boodschap
Achtergronden van het (nieuwe) beleid en informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Aanpak interne communicatie. Vraag eventueel hulp/ondersteuning van de OR.

 

Hoe?

  • Presentatie in OR-overleg
  • Zo nodig 1-op-1 gesprekken met OR-leden om weerstanden weg te nemen

Manager P&O

Waarom?
De afdeling P&O heeft veel contact met (nieuwe) medewerkers over arbeidsvoorwaarden, zoals reiskosten en voorzieningen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten.

 

Boodschap
Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit beleid belangrijk? (bijvoorbeeld duurzaamheid, goed werkgeverschap of gezondheid werknemers). Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden (voor zover niet bij P&O bekend). Benoem concreet wat u van de afdeling verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van (nieuwe) medewerkers, enthousiasmeren of wegnemen van weerstanden.

 

Hoe?

  • 1-op-1-gesprek(ken) met P&O-manager(s)

Medewerkers die al fietsen

Waarom?
Deze collega’s beïnvloeden (bewust en onbewust) de groep ‘mogelijke nieuwe fietsers’. Het zijn de mensen die het reisgedrag laten zien dat uw organisatie graag wil. U las al dat gedrag ‘besmettelijk’ is. U kunt gebruik maken van dit mechanisme, door de fietsers heel zichtbaar te maken.

 

Boodschap
Laat hen merken dat fietsen bijdraagt aan de visie van de organisatie, en dat de organisatie dus blij is met hun reisgewoonten. Vraag hen op te treden als ambassadeur. Benader hen bijvoorbeeld voor een interview, column of een rol in de campagne.

 

Hoe?

  • 1-op-1-gesprekken met medewerkers
  • Vrijwel alle acties die ook bij 'medewerkers die nu met de auto reizen' zijn beschreven

Nieuwe medewerkers

Waarom?
Deze mensen hebben nog geen ‘gewoontegedrag’ ontwikkeld. Ze zijn eenvoudiger te beïnvloeden met goede argumenten.

 

Boodschap
Laat zien welke visie de organisatie heeft (zoals duurzaamheid) en hoe de nieuwe medewerker hieraan kan bijdragen. Communiceer – als dit mogelijk is – de sociale norm (.. % van onze medewerkers komt al met de fiets naar het werk). Geef heel helder de mogelijkheden van het fietsen aan, bijvoorbeeld met een reisadvies.

 

Hoe?

  • Arbeidsmarktcommunicatie (o.a. personeelsadvertenties)
  • Introductiegesprek/programma
  • Informatiepakket voor nieuwe medewerkers, met duidelijk overzicht van alle regelingen voor woon-werkverkeer
  • Persoonlijk advies over fietsroute (fietsrouteplanner)

Medewerkers die nu met de auto reizen

Waarom?
Dit is de groep waar het uiteindelijk om draait; van deze mensen wilt u het reisgedrag beïnvloeden.

 

Boodschap
Veel automobilisten kennen de fiets alleen van recreatieve ritten. Communiceer de onderbelichte positieve punten: fietsen is goed is voor de gezondheid, goedkoop (zeker met een fietsplan) etc. En onderweg zie je nog eens wat! Maak het gewenst gedrag zichtbaar (voorbeeldgedrag) of communiceer de ´sociale norm´ (“wist je dat .. % van je collega’s geregeld met de fiets komt?”). Gedrag is immers besmettelijk, zie kader over gedragsbeïnvloeding. Neem in de boodschap ook mee: de aanwezigheid van OV- en mobiliteitskaarten en vervoermiddelen (zoals poolauto’s) voor zakelijke ritten. Hiermee kunnen ze naar een zakelijke afspraak, dus ze hoeven ’s ochtends niet met de auto te komen.

 

Hoe?
Maak gebruik van uw ambassadeurs, laat ook hen de boodschap vertellen en het voorbeeld geven. Besteed vooral aandacht aan de persoonlijke (1-op-1) communicatie. Dit kost tijd, maar is over het algemeen wel het meest effectief. Maak gebruik van de campagne rij2op5; op de fiets zie je meer. Deze kunt u vrijwel overal in verwerken. Zorg voor structurele aandacht voor het onderwerp.

 

Personeelsmagazine en intranet

  • Interviews met fietsende collega’s in personeelsmagazine, op intranet etc. Het delen van succesverhalen, met de praktijk als de bron.
  • Column van collega over bijzondere fietservaringen (‘ik voel me fitter, ben sneller op kantoor’ etc).
  • Vaste rubriek of projectsite op intranet met de mogelijkheden, maatregelen, succesverhalen, mooie en snelle fietsroutes, etc. Medewerkers kunnen via de projectsite vragen stellen aan de helpdesk over de fietsplannen. Denk ook aan een weblog van de directeur die met de fiets komt.
  • Plaats op uw intranet links naar de fietsrouteplanner en buienradar.
  • Maandelijkse succesrapportages (ontwikkeling aantal fietsers, kilometers en kostenvergelijking).
  • Gebruik de campagneposters ook in het personeelsblad en het intranet.

 

Evenementen

  • Kick-off bijeenkomst: een bijeenkomst voor uw medewerkers om de fiets-campagne/ het nieuwe beleid te introduceren. Dit kan bijvoorbeeld in samenwerking met de organisatie die uw fietsplan verzorgt. Onder aanbieders vindt u contactgegevens.
  • Mobiliteitsmarkt binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld in het kader van de Filevrijedag, de Week van de Vooruitgang of de Fiets naar je werk dag. Dit kan heel goed in combinatie met andere thema’s, zoals OV-stimulering. Met kraampjes van OV- en fietsaanbieders, informatie over regelingen, leuke activiteiten die met het thema te maken hebben, start van campagne etc.
  • Gezondheidsweek: bij fietsstimulering kunt u ook denken aan een speciale gezondheidsweek in het bedrijfsrestaurant, bedrijfsfitness, gratis fit-test, fietstocht, wielerwedstrijd, check door een bedrijfsarts etc
  • Fietsevenement, zoals een fietsdag voor medewerkers en hun gezinnen. Nodig bijvoorbeeld Leontien van Moorsel uit of organiseer een spinningworkshop.
  • U kunt ook via Trappers allerlei acties organiseren voor uw medewerkers. Zo kunt u bijvoorbeeld prijzen verloten onder de fietsers in een bepaalde periode. Of u stelt een cadeau beschikbaar voor de afdeling met de meeste fietsritten. En hartje winter  kunt u dappere fietsers belonen met extra fietspunten. Als ook buurbedrijven meedoen, biedt dit nog meer mogelijkheden. 

 

Ludieke acties

  • Placemats met een fiets-thema in het bedrijfsrestaurant (aandacht gezondheid, fietsroutes, kostenvoordeel, succesverhaal, Rij2op5).
  • Hang campagneposters zichtbaar op in het gebouw, het bedrijfsrestaurant en de parkeergarage.
  • Geef fietsende collega’s een doos bonbons. Op iedere bonbon staat de tekst passend bij Rij2op5. De medewerkers delen deze heel gericht uit, met als doel collega’s op een specifieke dag met de fiets naar het werk te laten reizen. Deze methode is in diverse bedrijven zeer succesvol geweest.
  • Geef uw fietsende medewerkers kans op een extra beloning (gadget, entreekaart evenement, …), door middel van een verloting. Elke week/maand wordt uit de fietsers van die periode een winnaar getrokken.
  • Laat elektrische fietsen uitproberen door uw medewerkers. Dit is ook onderdeel van deelname aan de campagne rij2op5 maar u kunt dit natuurlijk ook zelf regelen.
  • Zet een interne ‘competitie’ op tussen afdelingen of teams en stel een groepsbeloning in het vooruitzicht als een target is gehaald (bepaald aantal fietsritten of aantal medewerkers dat de fiets gebruikt). De economische prikkel (beloning) en de sociale prikkel (vanuit de groep) versterken elkaar. Zet uw interne communicatiemiddelen actief in om de tussenstanden en resultaten te communiceren.
  • U kunt ook individuele targets benoemen, en een beloning in het vooruitzicht stellen die ook voor het thuisfront aantrekkelijk is (zoals kaartjes Efteling). De sociale prikkel kan dan vanuit de partner of de kinderen komen.
  • Beloon fietsende medewerkers met ludieke gadgets, passend bij de campagne: fietsalarm, reparatiesetje, zadelhoesjes, fietsroutekaarten etc.
  • Nodig de plaatselijke fietsenmaker uit bij uw bedrijf om – goed zichtbaar! – de fietsen van fietsende collega’s onder handen te nemen.
  • Plaats bij een fietsenrek een bord ‘gereserveerd voor de directeur’.
  • Hang een campagnebord aan de slagboom van uw parkeerplaats (onderdeel rij2op5).

 

Lijncommunicatie

Managers en P&O-ers kunnen het onderwerp bespreken in werkoverleggen, in 1-op-1 gesprekken en functioneringsgesprekken met medewerkers. Vraag niet alleen hoe en hoe vaak mensen reizen maar ook wat men verwacht en haalbaar vindt. Zelf met ideeën komen schept draagvlak en brengt discussie op gang.

 

En denk ook aan:

  • Goede informatie over fietsen in (online) personeelshandboek.
  • Speciale mailing of nieuwsbrief die met regelmaat verschijnt.
  • Schriftelijke informatie op het huisadres van uw werknemer.
  • Inzetten van een helpdesk voor vragen en persoonlijk advies.
  • Benader de lokale/regionale pers over uw nieuwe beleid en de (eerste) resultaten. Persaandacht kan uw interne boodschap versterken.
  • Duidelijke aanleiding: laat de actie voor fietsstimulering bijvoorbeeld samenvallen met de invoering van parkeermaatregelen of de start van een fit-campagne. Dat versterkt de motivatie van werknemers om de fiets uit te proberen aanzienlijk.
  • Staat duurzaam en maatschappelijk verantwoord ondernemen bij u centraal? Overweeg dan mee te doen aan Fietsen Scoort. Deze fietscampagne roept medewerkers op om naar het werk te fietsen. Voor iedere gefietste kilometer betaalt u als werkgever een bepaald bedrag voor een goed doel. Meer informatie vindt u op www.fietsenscoort.nl