6. Interne communicatie is belangrijk voor het succes: tips en trucs!

Slim werken slim reizen HNW

Wilt u uw medewerkers slim laten werken en reizen? Schakel uw afdeling Communicatie in en stel een goed communicatieplan op. Het nieuwe werken invoeren binnen de hele organisatie is een tijdrovend en gecompliceerd proces maar u kunt prima klein beginnen, bijvoorbeeld op één afdeling. Met onderstaande informatie heeft u de basis voor uw communicatieplan!

 

 

 

Wat wilt u bereiken?

De doelstellingen hangen natuurlijk af van de manier waarop u het nieuwe werken vorm gaat geven binnen uw organisatie. Mogelijke communicatiedoelstellingen zijn:

  • Medewerkers kennen de mogelijkheden van vergaderen op afstand en/of telewerken binnen het bedrijf 
  • Medewerkers weten dat het bedrijf vergaderen op afstand en/of telewerken stimuleert 
  • Medewerkers hebben een positief gevoel bij telewerken en/of vergaderen op afstand

Met wie communiceert u?

Stem uw communicatie en de boodschap goed af op de medewerkers van uw bedrijf. Houd rekening met bijvoorbeeld het opleidingsniveau, interesses en (voor)oordelen over het nieuwe werken. Niet iedereen heeft dezelfde aanpak en boodschap nodig. U kunt bijvoorbeeld deze groepen onderscheiden:

  • Management
  • Ondernemingsraad
  • Afdeling P&O
  • Secretariaat
  • Medewerkers die al telewerken of op afstand vergaderen
  • Medewerkers die (nog) niet telewerken of op afstand vergaderen
  • Nieuwe medewerkers

Management

Waarom?

Steek veel energie in het management van uw organisatie. De (afdelings/team)managers spelen altijd een bepalende rol bij veranderingen. De managers moeten het beleid positief kunnen uitdragen en inspelen op vragen, bezwaren en onduidelijkheden. Het nieuwe werken vraagt een andere manier van managen: managers moeten sturen op output in plaats van aanwezigheid. Bij sommige managers levert dit weerstand op, zeker in het begin.

 

Boodschap

Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit beleid belangrijk (bijvoorbeeld duurzaamheid of goed werkgeverschap)? Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Benoem concreet wat u van de managers verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van medewerkers, nieuwe managementstijl, enthousiasmeren, wegnemen van weerstanden of het geven van het goede voorbeeld.

 

Hoe?

  • Presentatie in managementoverleg 
  • Persoonlijke gesprekken met managers
  • Brainstormsessie met managers over de mogelijkheden van het nieuwe werken 
  • Cursus/training/coaching

Ondernemingsraad

Waarom?

Past u de arbeidsvoorwaarden aan, dan heeft u met de ondernemingsraad te maken. Maar ook als de OR geen instemmings- of adviesrecht heeft, is het verstandig om de OR-leden te betrekken bij het (nieuwe) beleid. De OR communiceert namelijk óók met de medewerkers, hun 'achterban'. Een goede afstemming draagt bij aan draagvlak bij de OR. Hiermee voorkomt u ook dat via de OR ongewenste boodschappen over het nieuwe werken bij uw medewerkers terecht komen.

 

Boodschap

Achtergronden van het (nieuwe) beleid en informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Aanpak interne communicatie. Vraag eventueel hulp/ondersteuning van de OR.

 

Hoe?

  • Presentatie in OR-overleg
  • Zo nodig 1-op-1 gesprekken met OR-leden om ideeën uit te wisselen en eventuele onduidelijkheden te bespreken
  • Brainstormsessie over de mogelijkheden van het nieuwe werken

Afdeling P&O

Waarom?

De afdeling P&O heeft veel contact met (nieuwe) medewerkers over arbeidsvoorwaar- den, zoals reiskosten en voorzieningen zoals telewerken. Daarnaast heeft deze afdeling een belangrijke rol bij het invoeren van een eventuele nieuwe manier van aansturen (incl. functionerings- en beoordelingsgesprekken).

 

Boodschap

Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit beleid belangrijk (bijvoorbeeld keuzevrijheid, duurzaamheid of goed werkgeverschap)? Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden (voor zover niet bij P&O bekend). Benoem concreet wat u van de afdeling verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van (nieuwe) medewerkers, enthousiasmeren of wegnemen van weerstanden.

 

Hoe?

  • 1-op-1-gesprek(ken) met manager P&O 
  • Presentatie bij de afdeling 
  • Geef de afdeling een actieve rol in een eventueel veranderingsproces

Secretariaat

Waarom?

Binnen veel bedrijven maakt het secretariaat de afspraken. Het secretariaat heeft dan ook een belangrijke rol in het stimuleren en faciliteren van vergaderen op afstand. Ook als u met telewerken aan de slag gaat, is het secretariaat belangrijk; de secretaresses hebben een rol in het welslagen hiervan.

 

Boodschap

Mogelijkheden en evt. afspraken voor vergaderen op afstand: wanneer wel en wanneer niet? Werking van de faciliteiten, afspraken over gebruik etc. Voordelen van vergaderen op afstand. Welke medewerkers gaan telewerken, de gemaakte afspraken over bereik- baarheid, afstemming en aanwezigheid. Wat verandert er voor het secretariaat. Voorde- len van telewerken.

 

Hoe?

  • Demonstratie vergaderen op afstand (bijvoorbeeld door eigen teamoverleg 'op afstand' te doen)
  • Bespreking tijdens teamoverleg en in 1-op-1 gesprekken met de medewerkers van het secretariaat (zowel bij de introductie als om ervaringen te bespreken)
  • Helder overzicht op papier van de richtlijnen, faciliteiten en uitvoering 
  • Eventueel kunt u 'prestatieafspraken' voor vergaderen op afstand maken met het secretariaat 
  • Geef het secretariaat een rol in de instructie over vergaderfaciliteiten aan medewerkers

Medewerkers die al werken volgens Het nieuwe werken en/of conferencen

Waarom?

Deze collega's beïnvloeden (bewust en onbewust) de groep mogelijke 'nieuwe werkers'. Het zijn de mensen die al op de manier werken die u als organisatie graag ziet. U las al dat gedrag 'besmettelijk' is. U kunt gebruik maken van dit mechanisme, door deze medewerkers heel zichtbaar te maken.

 

Boodschap

Vraag hen op te treden als ambassadeur, bijvoorbeeld door mee te werken aan een presentatie, een interview in het personeelsblad of een column. Laat hen merken dat telewerken en slim vergaderen bijdragen aan de visie van de organisatie, en dat de organisatie dus blij is met hun manier van werken. Benadruk de voordelen.

 

Hoe?

  • 1-op-1-gesprekken met deze medewerkers
  • Vrijwel alle acties die hierboven ook genoemd zijn

Medewerkers die dit nog niet doen

Waarom?

Deze mensen wilt u (vaker) op afstand laten vergaderen en/of stimuleren om te gaan telewerken. Ook de medewerkers voor wie dit geen optie is, zijn belangrijk: zij krijgen immers te maken met telewerkende collega's. Soms hebben ze hier vooroordelen over: telewerken = jengelende kinderen thuis = niet professioneel = niet productief = slecht bereikbare collega = de kantjes ervan af lopen.

 

Boodschap

Conferencing: de voordelen voor medewerker, evt. voordelen voor het bedrijf (zeker als het in een duidelijke visie past, bijvoorbeeld duurzaamheid), de mogelijkheden en faciliteiten, de richtlijn: wanneer wel en wanneer niet?

Het nieuwe werken: de voordelen voor medewerker, evt. voordelen voor het bedrijf (zeker als het in een duidelijke visie past, bijvoorbeeld duurzaamheid), wie kunnen het, hoe pak je invoering aan. Besteed subtiel aandacht aan sluimerende misverstanden en vooroordelen over Het nieuwe werken.

 

Hoe?

Dit kan op veel manieren. Kies de acties die bij uw organisatie en uw uitgangspunten passen. Beperk u niet tot een of twee acties; de kracht zit in de herhaling!

Personeelsmagazine en intranet

  • Interview met collega's die telewerken (waarin bijvoorbeeld ook naar voren komt dat de kinderen gewoon naar het kinderdagverblijf zijn, wat de voordelen voor die medewerker zijn en waar hij eventueel tegenaan loopt).
  • Interview met collega's over vergaderen op afstand (wat levert het op, leuke anekdotes, ervaringen)
  • Column of weblog van een medewerker over Het Nieuwe Werken. 
  • Maandelijkse succesrapportages over het nieuwe werken (ontwikkeling aantal telewerkers, vergaderingen op afstand, CO2-reductie)
  • Informatieve artikelen over de mogelijkheden, voordelen, afspraken etc.

 

Lijncommunicatie

  • Werkoverleggen inzetten om mogelijkheden en evt. richtlijnen van vergaderen op afstand te laten zien
  • Organiseer een werkoverleg 'op afstand' en laat medewerkers zelf ervaren hoe vergaderen op afstand gaat
  • Presenteer in werkoverleggen de (nieuwe) mogelijkheden voor telewerken. Ga in op voordelen, veranderingen, afspraken etc.
  • Ga 1-op-1 gesprekken aan met medewerkers en managers voor wie telewerken een optie is. Dit is het meest effectief om te stimuleren en eventuele onduidelijkheden weg te nemen.

 

Ludieke acties

  • Organiseer interne meetings/themabijeenkomsten/intervisie/ontbijtsessie 'op afstand', om op deze manier zoveel mogelijk medewerkers kennis te laten maken met vergaderen op afstand
  • Richt in de hal of personeelsrestaurant een 'thuiswerk-plek' in om de aandacht te vestigen op het onderwerp. Hang hierbij een poster met een prikkelende boodschap.
  • Geef de telewerkers een muismat met een foto van de collega's van de afdeling
  • Organiseer een 'telewerk-borrel': een borrel op de vrijdagmiddag om de sociale contacten te stimuleren
  • Organiseer een recordpoging: minimaal ..% telewerkers op een bepaalde dag (bijvoorbeeld Filevrije Dag)
  • Verloot leuke gadgets onder de vergaderaars-op-afstand of telewerkers: iedere week/maand maken zij kans op een cadeau of beloning

 

En denk ook aan:

  • Goede informatie over telewerken en vergaderen op afstand in (online) personeelshandboek
  • Speciale mailing of nieuwsbrief die met regelmaat verschijnt
  • Schriftelijke informatie op het huisadres van uw werknemer
  • Inzetten van een helpdesk voor vragen en persoonlijk advies
  • Benader de lokale/regionale pers over uw nieuwe beleid en de (eerste) resultaten. Persaandacht kan uw interne boodschap versterken
  • cursus/training

Nieuwe medewerkers

Waarom?

Het nieuwe werken heeft een positieve uitstraling op (mogelijke) nieuwe medewerkers. Bovendien zijn nieuwe medewerkers relatief eenvoudig te beïnvloeden om mee te gaan in uw koers.

 

Boodschap

Laat zien welke visie de organisatie heeft (zoals duurzaamheid) en hoe de nieuwe medewerker hieraan kan bijdragen. Communiceer de sociale norm (.. % van onze medewerkers werkt al één dag per week vanuit huis, ..% van onze vergaderingen vindt plaats 'op afstand'). Geef heel helder de mogelijkheden van het nieuwe werken aan.

 

Hoe?

  • Arbeidsmarktcommunicatie (zoals personeelsadvertenties) 
  • Introductiegesprek/programma 
  • Informatiepakket voor nieuwe medewerkers met ondermeer de mogelijkheden voor Het nieuwe werken en slim vergaderen.