Tiem - kantoorloos werken mede dankzij Tiemdag een succes

donderdag, 06 december 2012

Tiem - kantoorloos werken mede dankzij Tiemdag een succes

Tiem is een groep van zo'n 20 adviseurs en managers. Op locatie bij opdrachtgevers, vaak overheden, pakken ze uitdagende vraagstukken aan op het gebied van mobiliteit en ruimte. Een reorganisatie vormde zes jaar geleden de aanleiding voor een hele andere manier van werken met als meest in het oog springende verandering de beslissing om volledig kantoorloos te gaan werken. Een gesprek met directeur Iwan Arts en adviseur Lizanne Hessels: 'We zijn erachter gekomen dat thuis niet alleen in de mensen zit maar toch ook in een plek.' Vandaar dat de tweewekelijkse Tiemdag in Antropia in Driebergen erg belangrijk is voor de onderlinge binding, evenals de coaching door collega's.

 

Toch een thuis
Tiem huurde jaren geleden wel degelijk kantoorruimte, in Soesterberg, maar daar kwam bijna nooit iemand. Vervolgens zochten ze kantoorruimte voor 2 dagen per maand maar dat was voor een groep van 15 personen onmogelijk. Adviseurs bleken toch een thuisgevoel' te missen. Na veel ruimtes te hebben uitgetest, kwam Tiem terecht bij conferentiecentrum Antropia in Driebergen. Centraal gelegen want de adviseurs wonen en werken verspreid over het hele land. Arts: 'om onszelf scherp te houden, huren we voor onze Tiemdag elke keer andere ruimtes. Het voelt hier als thuis, de medewerkers kennen ons.'

Tiemdag
De tweewekelijkse Tiemdag is een belangrijk middel om te zorgen dat Tiem ook daadwerkelijk een team blijft. De ingrediënten van deze dag:
Tiemtafels voor teambuilding
Arts: 'Tiemtafels bestaan uit 4 tot 5 mensen die binnen een bepaald onderwerp een half jaar lang aan de slag gaan met een concrete opdracht. Zo is er een communicatietafel, een P&O-tafel en een coachingstafel. Jaarlijks formuleren we nieuwe doelen en verdelen die over de Tiemtafels. Een Tiemdag is nadrukkelijk ook een werkdag en geen dag om alleen doelen van bovenaf op te leggen. Binnen de Tiemtafel werk je concreet aan het realiseren van de doelen. Bijna alles wat de Tiemtafels voorstellen, gebeurt ook echt. Zo creëren we binding en ben je betrokken bij meer dan alleen de inhoud van je werk. Vergelijk onze organisatiestructuur maar met een burgemeester (ik) met een college (het managementteam) en de gemeenteraad (de Tiemtafels).'
Doe-blok
'Een ander onderdeel van onze Tiemdag is ons doe-blok. We bedenken elke keer een andere interactieve activiteit om elkaar beter te leren kennen. De ene keer is dat een groepsdiscussie, de andere keer een buitenactiviteit, maar we hebben ook weleens getrommeld met z'n allen' vertelt Hessels enthousiast.
De 15 minuten van...
Steeds een andere medewerker vertelt een kwartier lang iets persoonlijks over zichzelf. Ook zo leren de Tiem-leden elkaar beter kennen.
Uitgenodigde spreker
Arts: 'voorwaarde voor de sprekers die we uitnodigen, is dat ze hun verhaal wel interactief moeten presenteren.'
Blijven schaven/ veranderen
'We blijven sleutelen aan de inhoud van de Tiemdag die dan ook elk jaar anders van opzet is. Ons doel: dat iedereen aan het einde van de dag met meer energie weggaat dan waarmee hij binnenkwam.'

Coaching door collega's
Een ander belangrijk middel om onderlinge binding te bevorderen, is coaching door collega's. Arts:' Ik doe als leidinggevende 1 jaarevaluatie waarbij we resultaatgerichte doelen op persoonlijk- en op organisatieniveau afspreken. Daarna neemt een collega de begeleiding over als coach. Uiteraard zijn dat vaak senior medewerkers maar we experimenteren nu ook met junior coaches. Samen met je coach reflecteer je minimaal drie keer per jaar op je doelen en je persoonlijke ontwikkeling en spreek je elkaar daarnaast ook regelmatig. Je hoeft ook niet dezelfde coach te houden maar kunt na een jaar een andere vragen die jou het beste kan helpen met het verwezenlijken van je doelen. Zo leer je je collega's zeer goed kennen. Ook houdt elke adviseur een portfolio bij van zijn werk. Daarin zitten bijvoorbeeld gespreksverslagen, evaluaties en projectrapportages. Jaarlijks spitten we met het managementteam deze portfolio's door, daar leer je heel veel van over je mensen en het is ontzettend leuk om te doen!'

ICT-ondersteuning
Kantoorloos werken gaat uiteraard niet zonder de nodige ICT-hulpmiddelen. 'We hebben allemaal een laptop en een Blackberry en werken bijna papierloos daardoor. We maken gebruik van Yammer voor het onderlinge contact. Klanten staan er soms versteld van hoe snel ze antwoord hebben op een vraag die onze adviseur aan zijn Tiem-collega's voorlegt' vertelt Arts.

Werken onderweg
'Onze adviseurs werken natuurlijk veel bij klanten, daar spreken ze ook wel af met Tiem-collega's. Of ze spreken ergens halverwege af, dan gaat het vooral om een rustige plek om te overleggen, de aanwezigheid van Wifi en een makkelijke inloop. Dat kan goed in een wegrestaurant door de centrale ligging en rustige hoeken. We werken ook weleens vanuit een vestiging van onze zusterorganisatie Goudappel als dat zo uitkomt.' Mogelijkheden voor Skype en videovergaderen zijn er ook.

Voordelen van kantoorloos werken

  • 'Het resultaatgericht werken is een groot voordeel. Onze adviseurs nemen veel eigen verantwoordelijkheid en ik geef ze daarvoor de vrijheid en het vertrouwen. Ik ben geen manager die over hun schouder meekijkt.' Adviseurs bepalen zelf waar en wanneer ze werken.
  • 'We zijn gewend om overal in een andere bedrijfscultuur te werken. Daardoor zijn we heel flexibel en kunnen we snel schakelen. Maar we staan daardoor ook midden in de maatschappij. We hebben dan ook geen last van een 'zo doen we het altijd hier' cultuur.'
  • 'Aangezien we geen huur en andere vaste lasten hoeven te betalen voor een kantoorpand, houden we geld over om extra te investeren in onze mensen. Bijvoorbeeld voor een familiedag, borrel of training.'
  • Ook handig: de ontmoetingsplek of werkplek onderweg is af te stemmen op de behoeftes van dat moment wat je heel flexibel maakt. Werken op andere plekken geeft ook energie, inspiratie en je ontmoet andere mensen.

Aandachtspunten voor anderen

  • 'We zijn erachter gekomen dat thuis niet alleen in de mensen zit maar toch ook in een plek.'
  • 'Blijf altijd alert op de binding! Dat is absoluut niet vanzelfsprekend, dus blijf daarin investeren.'
  • 'Zorg dat je niet blijft hangen in oude gedragspatronen. Iets veranderen aan je omgeving geeft het juiste shockeffect voor gedragsverandering. Daarom huren we in Antropia ook elke keer een andere ruimte.'
  • 'Vaak ligt bij invoering van Het Nieuwe Werken de nadruk op het bieden van de juiste faciliteiten. Dat is echter bijzaak. De belangrijkste voorwaarden zijn een verandering in cultuur en gedrag en resultaatgericht management dat weet los te laten.'

Meer informatie
Bekijk het filmpje: Liesbeth Couwenberg van Tiem vertelt over kantoorloos werken.
Tiem, Iwan Arts, directeur, Tiem, Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., Lizanne Hessels, adviseur, Tiem, Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.

Lees meer best practices over Het Nieuwe Werken