Portaal -Het Huis van Portaal

dinsdag, 18 december 2012

Portaal -Het Huis van Portaal

Woningbouwcorporatie Portaal verhuisde in juli 2012 van verschillende vestigingen naar één pand in de Utrechtse wijk Kanaleneiland: het Huis van Portaal. Hun doel: meer samenwerken, een ontmoetingsplek creëren, meer eigen verantwoordelijkheid en resultaatgerichter werken. 'Ik werk bewuster en heb meer controle over wat ik met wie waar doe om het resultaat te bereiken' vertelt programmamanager Bianca van den Oever enthousiast tijdens de rondleiding. Leuk detail in het gebouw: de bordjes die het soort werk aangeven wat je op een plek kunt doen ('verder hebben we weinig regels'). Opvallend: een eigen Facebook pagina voor medewerkers ('heeft enorm geholpen') en zelfs een eigen spel ('Portaalpoly'). Portaal's uitdaging voor komend jaar: borging van de nieuwe werkstijl in de organisatie.

 

De organisatie
Portaal is een woningbouwcorporatie die dagelijks werkt aan goed en betaalbaar wonen. Hun missie: 'samen bouwen aan een kansrijke toekomst van mensen en buurten.' Portaal biedt onderdak aan 56.000 huishoudens in de regio's Amersfoort, Arnhem, Leiden, Nijmegen en Utrecht en telt 300 medewerkers.

Motivatie
'We wilden graag één centrale ontmoetingsplek creëren in de stad waar we werken. Het liefst door een oud pand op een duurzame manier te verbouwen en nieuw leven in te blazen. Ook wilden we graag de samenwerking bevorderen tussen medewerkers door ze van drie vestigingen naar één vestiging te verhuizen.' Portaal had 4 doelen voor ogen met de invoering van Het Nieuwe Werken op de nieuwe locatie:

  • Resultaatgericht
  • Ontmoeten/ verbinden
  • Samenwerken
  • Eigen verantwoordelijkheid

Proces
'We zijn in maart 2012 begonnen met het Huis van Portaal oftewel de verhuizing en de gelijktijdige overgang naar Het Nieuwe Werken. Dat deden we samen met Veldhoen.'

Programmateam: uit hele organisatie
'We stelden eerst een programmateam samen met mensen van alle betrokken afdelingen zoals ICT, communicatie, bedrijfsvoering enzovoorts en maakten ook veel hulpmiddelen vrij voor het hele proces.'

4x4x2x10: niet pamperen
'4 Groepen kwamen 4 keer bij elkaar om 2 uur lang met elkaar te brainstormen. Elke groep van 10 mensen uit alle geledingen van de organisatie behandelde daarbij één van de vier bovengenoemde HNW-doelen. Wat betekent dit doel voor mij en voor Portaal? Wat hebben we nodig om dit doel te bereiken? In het begin vonden medewerkers het stom dat ze alles zelf moesten bedenken maar we hebben ons expres heel erg gericht op eigen verantwoordelijkheid nemen en vooral niet pamperen. Bij de derde bijeenkomst kwam het vuur er echt in!'

Uitgangspunten bedenken: lastig
'Met de input van deze groepen ging het programmateam vervolgens aan de slag om de uitgangspunten te bedenken. Die lijken zo simpel maar dit nam veel tijd in beslag':

  • Werkplek is niet persoonsgebonden
  • Ruimte en informatie is collectief
  • Tijdsonafhankelijk werken: systemen zijn 24/7 beschikbaar en het kantoor is open van 06.30 tot 22.00 uur
  • Plaatsonafhankelijk werken, in beginsel wel in het Huis van Portaal

De praktijk van bovengenoemde uitgangspunten voor activiteitgerelateerd werken, was wat weerbarstiger: 'veel agenda's zijn bijvoorbeeld nog steeds gesloten voor collega's buiten de eigen afdeling, al verschilt dit per persoon. De afdeling ICT was in eerste instantie heel terughoudend over 24/7 openstelling van systemen. Ze maakten echter een eigen avatar op Facebook (Theo Portaal) en geven daar nu zelfs in het weekend antwoord op vragen. Thuiswerken mag maar wil je weten wat er gebeurt? Dan moet je op kantoor zijn. Iedereen kan tegelijkertijd op kantoor werken want we hebben niet bezuinigd op vierkante meters.'

Klankbordgroep: niet hip om tegen te zijn
Naast het programmateam was er ook nog een klankbordgroep maar die was eigenlijk overbodig:' We hebben heel weinig weerstand ondervonden, het was gewoon niet hip om tegen te zijn! De mensen tegen wie men opkijkt, de mensen zonder eigenbelang in de overgang, zaten allemaal in de werkgroep, het programmateam, de klankbordgroep of bij de trainers. Het spreekwoord "als er één schaap over de dam is..." ging echt op.'

Invoering nieuwe werkstijl
Bij de voorbereiding van medewerkers op een andere werkstijl werd veel aandacht besteed aan gedragsverandering en cultuurverandering. Daarvoor riep Portaal de hulp in van psycholoog Toos Stegers. 'We hebben heel veel tijd besteed aan de voorbereiding van medewerkers. Portaal moest veranderen van een hele gestructureerde en democratische organisatie naar een organisatie die stuurt op output, op resultaat. Uitgangspunten bij de voorbereiding waren dat het interactief moest zijn, met veel eigen verantwoordelijkheid, weinig regels, gericht op bewustwording en zonder de funfactor te vergeten: het moest ook leuk zijn. Daarom schakelden we acteurs in om medewerkers tijdens workshops te enthousiasmeren. Dat werkte heel goed.'

Workshops: Portaalpoly spelen
Dit resulteerde in een aantal bewustwordingsworkshops voor en na de verhuizing. De verbindingsworkshop bleek heel belangrijk: 'we hebben 4 dagen lang workshops gegeven aan 32 teams met als thema's: verbinden, communiceren, groepsgedrag en digitale vaardigheden. We hadden er zelfs een spel voor ontworpen, Portaalpoly. We stimuleerden zoveel mogelijk interactie tussen de teams, ook tijdens de pauzes door bijvoorbeeld samen te picknicken. Medewerkers waren erg enthousiast om eindelijk een gezicht te hebben bij veel collega's die ze nog nooit hadden gezien. De workshops waren trouwens niet verplicht. Ook waren er geen presentaties waarbij medewerkers achterover konden leunen. Ze kregen vooraf de stukken gemaild en in plaats van een presentatie was er dan een vragenuur.'

Apart programma leidinggevenden: simulatie nieuwe werksituatie
'Voor groepjes leidinggevenden organiseerden we simulaties van leidinggeven op hun nieuwe werkplek, compleet gescript vanuit een controlekamer. Een paar deelnemers speelden medewerkers en eentje was de leidinggevende waarna ze na 20 minuten wisselden van rol. Daarna kregen ze feedback en een persoonlijk actieplan. Ook haalden we uit deze simulaties de thema's voor drie workshops naar keuze: planmatig werken, in verbinding blijven en motiveren.'

Zelflerend: train de trainer
'We stelden een profiel op voor trainers en wierven deze onder het personeel. Veel van hen kwamen uit de 4x4x2x10 werkgroepen. Zij werden opgeleid om de intake te doen onder leidinggevenden, een maatwerkprogramma te maken voor de workshops en de workshops te scripten en te evalueren.'

Rondleiding door de wijk: tram testen
'Een grote zorg onder medewerkers was "waar komen we terecht?" De wijk Kanaleneiland heeft niet zo'n goede naam. Daarom gaven we medewerkers van vestigingen buiten Utrecht rondleidingen door de wijk, namen we ze mee het openbaar vervoer in om de reisroute te testen en toonden we informatieve filmpjes.'

Fysieke werkplekken: voor elk wat wils
Er is voor iedereen een werkplek beschikbaar. Bij een eerdere telling bleek de bezettingsgraad gemiddeld 35% te zijn met uitschieters op de drukke dinsdag en donderdag naar 60%. Het bestuur besloot daarop het aantal werkplekken in het nieuwe hoofdkantoor op 65% te stellen. 'Resultaat is wel dat we nu eigenlijk wat te ruim in ons jasje zitten waardoor de noodzaak voor medewerkers ontbreekt om elke keer hun spullen mee te nemen en uit te loggen. Er is toch wel plek.' Het gebouw heeft arbo goedgekeurde werkplekken om langer te werken, samenwerkplekken, stilteplekken, bibliotheken en ontmoetingsplekken. Het gebouw is zodanig ingericht dat de samenwerkplekken zich aan de ene kant bevinden en de rustige plekken aan de andere kant.'

Blik op de toekomst
De grote uitdaging nu is om de nieuwe manier van werken te borgen in de organisatie. Voor programmamanager Bianca houdt het eind 2012 op, voor Portaal begint het dan pas. Bianca:' Medewerkers zijn zich nu bewust van wat Het Nieuwe Werken is en hebben alle benodigde kennis en vaardigheden. Uit een enquête onder het personeel blijkt dat het doel om samenwerken en ontmoeten te vergemakkelijken zeker bereikt is. Maar medewerkers geven wel aan dat leidinggevenden nog lang niet genoeg resultaatgericht werken. De afgelopen MT sessie ging dan ook voor het eerst over gedrag en houding.'

Resultaten

  • 'Iedereen is 'om', al kost het de ene afdeling wat meer tijd dan de andere om te wennen aan de nieuwe manier van werken.'
  • 'Mensen die nogal afgesloten van anderen werkten, komen hier tot leven. Ze zien collega's en worden gezien.'
  • Doelen ontmoeten, samenwerken en eigen verantwoordelijkheid zijn bereikt, resultaatgericht werken kan beter.

Tips

  • 'Gun jezelf als organisatie de tijd om helder te krijgen wat HNW is, wat het voor jouw organisatie inhoudt en wat je ermee wilt bereiken. Wij zijn drie maanden van tevoren begonnen.'
  • Stel niet teveel regels op, laat veel aan mensen zelf over.
  • Vergeet de 'funfactor' niet. Bijvoorbeeld in de vorm van acteurs tijdens workshops en een eigen game.
  • Zorg dat je de mensen naar wie medewerkers opkijken en die ze vertrouwen, opneemt in het projectteam.
  • Probeer niet te snel te digitaliseren en de kastruimte te minimaliseren. Geef mensen de tijd hieraan te wennen.
  • Portaal maakte een eigen Facebook pagina aan voor medewerkers met avatar Rose (zie motivatie). Dit werkte erg goed, er zijn al 240 van de 300 medewerkers lid.

Meer informatie
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., programmamanager Portaal, Utrecht
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., psycholoog, Akerendam, Bussum
www.portaal.nl
Bekijk de uitgebreide presentatie op Prezi met daarin onder andere een filmpje over de werking van de 4x4x2x10 groepen en een filmpje over de workshops.

Lees meer best practices over Het Nieuwe Werken