ARAG –Digitaal dossier helpt juristen met HNW

donderdag, 13 december 2012

ARAG –Digitaal dossier helpt juristen met HNW

Uitgebreide papieren dossiers bonden de juristen van ARAG aan een vaste werkplek op kantoor en maakten het hen onmogelijk over te stappen op Het Nieuwe Werken. Daar moest verandering in komen. Arjan de Heer is facility manager bij ARAG in Leusden en vertelt samen met P&O manager Marit van Sint Annaland hoe zij dit hebben aangepakt. Digitalisering was maar één onderdeel hiervan, naast onder andere het realiseren van flexplekken en videoconferencing. Ook is er oog voor de gezondheid van medewerkers.

 

De organisatie
ARAG is sinds 1962 actief als onafhankelijke rechtsbijstandverzekeraar en is in Nederland één van de grootste juridische dienstverleners. Het bedrijf heeft vijf vestigingen waar in totaal meer dan 600 medewerkers werken. Het hoofdkantoor staat in Leusden. Het bedrijf is onderdeel van de ARAG Groep met vestigingen in veertien Europese landen (en de VS).

Motivatie
De Heer: 'we wilden het voor onze medewerkers mogelijk maken tijds- en plaatsonafhankelijker te werken. Daarnaast willen we graag sturen op gezondheid.'

Digitaal dossier
'Tot voor kort maakten we voor alle zaken dikke papieren dossiers aan. Wilde je thuiswerken? Dan had je altijd net de verkeerde dossiers mee en ging je toch maar weer naar kantoor. Bovendien was dat papieren dossier het enige origineel en bindend dus daar waren we zeer zuinig op. De dikke dossierkoffers weerhielden juristen er vaak van om met de fiets of het openbaar vervoer te reizen. We hebben anderhalf jaar gebouwd aan een digitaal dossier samen met werkgroepen en klankbordgroepen. We werken nu sinds een jaar met het digitale dossier dat bindend is en onze juristen een stuk flexibeler maakt. Je kunt nu niet alleen overal in het gebouw werken in plaats van naast de kast met de juiste dossiers, maar ook elders.'

Telewerken
'We stimuleren telewerken al een paar jaar, met een maximum van twee dagen elders werken. Dat gebeurt het meeste thuis, maar ook wel op andere vestigingen. We meten het niet maar het buiten kantoor werken is wel merkbaar toegenomen sinds we digitale dossiers invoerden en iedereen een laptop gaven.'

Inrichting kantoor
ARAG is nog bezig met de verbouwing van het Leusdense hoofdkantoor dat is ingericht op flexibel werken. 'Niemand heeft meer een vaste plek. Wel willen we dat er voor iedereen een bureau is dus ondanks een gemeten bezettingsgraad van 65% hebben we gekozen voor genoeg bureaus voor 80% van de medewerkers.' Met de invoering van flexplekken en het digitale dossier is ook de beschikbare kastruimte per persoon sterk teruggebracht naar 2 meter. 'Dat gaf best veel stress, er is veel gearchiveerd. Soms is het wat meer dan 2 meter geworden maar over het algemeen is het goed gelukt. Hoewel we streven naar een paperless office is dit voorlopig nog paper less.'

Gezondheidsprikkels
ARAG neemt deel aan de fietsstimuleringscampagne rij2op5 als onderdeel van hun beleid om medewerkers te prikkelen tot een gezondere levensstijl. 'Sinds onze deelname zien wij dat de fietsenstalling voller staat. In ons pand hangen posters, er wordt over gesproken en medewerkers stimuleren elkaar om vaker de fiets te pakken. Ook de invoering van digitale dossiers stimuleert medewerkers om minder vaak met de auto te komen. We willen de fietsenstalling aanpakken als de verbouwing van ons pand klaar is, douchefaciliteiten zijn er al wel.' Fietsstimulering is echter maar een deel van het gezondheidsbeleid van ARAG: 'we zorgen voor fruit in ons bedrijfsrestaurant, er is lunchwandelen mogelijk en we bieden een sportprogramma aan.' Het helpt want 40% van de medewerkers is via ARAG gaan sporten bij het nabijgelegen sportcentrum.

Dienstvoertuigen
'We hebben hier vier zuinige poolauto's staan. Ben je op de fiets en heb je overdag een zakelijke afspraak elders? Dan kun je een poolauto reserveren. Medewerkers maken heel veel gebruik van de poolauto's. Bij onze vestiging in Amsterdam hebben ze in plaats van poolauto's gele ARAG dienstfietsen staan voor ritjes naar de rechtbank. De auto is daar gewoon niet handig want daarmee ben je veel langer onderweg en auto's worden vaak opengebroken.' Leaseauto's zijn er relatief weinig bij ARAG: 35 op meer dan 600 medewerkers.

Videovergaderen
ARAG heeft landelijk nog vier vestigingen, een videoconferencing systeem biedt uitkomst. Op elke locatie staat er eentje, op het hoofdkantoor zelfs drie. 'Als we nu een vergadering hebben met een projectgroep, loggen mijn collega's gewoon in Roermond, Breda en Amsterdam in. Het aantal zakelijke kilometers is hierdoor sterk gedaald.'

Resultaten

  • Een paar jaar geleden had slechts 30% een 'sleutel' om elders in te loggen, nu heeft iedereen zo'n sleutel.
  • De invoering van het digitale dossier heeft een merkbaar positief effect op flexibel werken, realiseren van een papierloos kantoor en het reizen op andere manieren dan met de auto.
  • Sterke daling aantal zakelijke ritten tussen vestigingen door videoconferencing.

Tips

  • Communiceer open en transparant
  • Digitaal dossier: betrek vanaf het begin alle afdelingen erbij via werkgroepen en klankbordgroepen
  • Meedoen aan een campagne als rij2op5 is een makkelijke manier om mensen te prikkelen om meer te gaan fietsen

Meer informatie
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., facility manager, Arag, Leusden
Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken., P&O manager
www.arag.nl

Lees meer best practices over Het Nieuwe Werken