4. Alle maatregelen bij elkaar

Slim werken slim reizen flexibel reizen

Flexibel werken, persoonlijk mobiliteitsbudget, OV- of mobiliteitskaarten en dienstvoertuigen voor zakelijke ritten: hieronder vindt u geactualiseerde informatie over alle maatregelen, overzichtelijk gerangschikt.

Wilt u weten wat voor uw organisatie de fiscale mogelijkheden zijn om fietsen te stimuleren? En wat de fiscale voorwaarden zijn om de verschillende vervoersvormen onbelast te mogen verstrekken of vergoeden? Deze informatie staat hier op de site van de Belastingdienst.

 

Maak flexibel werken mogelijk

U kunt uw medewerkers stimuleren om flexibel te reizen door af te stappen van de gedachte dat iedereen tussen 9 en 5 op het werk moet zijn. Hanteert u flexibele werk- en openingstijden, dan is die snelle spitsbus wellicht opeens een heel aantrekkelijke optie voor een medewerker. Of hij werkt eerst een uur thuis en gaat ná de spits naar het werk. Of hij gaat na het bezoek aan een klant naar een andere vestiging om daar verder te werken. Wat uw doel ook is – duurzaamheid, kostenbesparing of aantrekkelijke werkgeverschap – flexibel werken kan daaraan bijdragen.

Maak flexibel werken mogelijk! Bijvoorbeeld door:

  • Go About aan te bieden aan uw medewerkers. Dit softwareprogramma werkt via Outlook en is een tool om direct reistijd, route en vervoermiddel voor zakelijke afspraken te plannen.
  • Mee te doen aan Spitsvrij

 

Zorg voor een goede reiskostenregeling, bijvoorbeeld via een mobiliteitsbudget

Het is belangrijk dat u een reiskostenregeling hebt die het uw medewerkers mogelijk maakt om flexibel te reizen én hen daarin stimuleert. Laat het idee los dat iemand óf een fietser, óf een OV-reiziger óf een automobilist is en laat dit ook zien in uw reiskostenregeling. U kunt flexibel reizen stimuleren door uw medewerkers een vaste kilometervergoeding of een mobiliteitsbudget te geven. Zij hebben dan de vrijheid om te variëren in hun vervoermiddel en hun keuze aan te passen aan de omstandigheden. Zorg er voor dat ook uw leaserijders gebruik kunnen maken van alternatieven.

 
  • Standaard kilometervergoeding:
    U kunt alle medewerkers dezelfde kilometervergoeding geven, ongeacht de manier waarop ze reizen. Vergoedt u € 0,19, dan houden medewerkers meestal geld over als ze met het openbaar vervoer reizen. Ook als zij fietsen of carpoolen, besparen ze geld. Dat stimuleert mensen om ook eens anders dan met de auto te reizen. Wilt u een duurzame manier van reizen stimuleren, overweeg dan om voor fiets- en OV-kilometers een hogere vergoeding te geven dan voor autokilometers.
  • Persoonlijk mobiliteitsbudget
  • Vergoeding OV-kosten van leaserijders
    Gaat een mobiliteitsbudget u een stap te ver, zorg er dan in ieder geval voor dat uw leaserijders ook met het openbaar vervoer kunnen reizen. Geef ze bijvoorbeeld de mogelijkheid de reiskosten te declareren, of stel een OV- of mobiliteitskaart beschikbaar. Voor u als werkgever is het financieel gunstig als leaserijders een deel van hun ritten met het openbaar vervoer reizen; een OV-kilometer kost ongeveer de helft van dezelfde kilometer in de leaseauto. Kiezen zij geregeld voor alternatieven, dan kunt u uw leasecontracten wellicht bijstellen. De kosten voor het openbaar vervoer mag u (zowel voor woon-werkverkeer als zakelijke ritten) volledig belastingvrij vergoeden.
  • Go About Corporate helpt u met het stroomlijnen van uw mobiliteitsbeleid én maakt uw reiskostenadministratie eenvoudig en minder foutgevoelig.

 

Stel OV- of mobiliteitskaarten beschikbaar

Een andere manier om flexibel reizen te stimuleren, is het actief aanbieden van diverse alternatieven voor het gebruik van de auto. Dit doet u bijvoorbeeld door uw medewerkers een OV- of mobiliteitskaart te geven, voor woon-werkverkeer en/of voor hun zakelijke ritten. De drempel om te variëren in de manier van reizen is hierdoor minder hoog. Geeft u uw medewerkers een persoonlijk mobiliteitsbudget, dan kunt u de kosten voor het gebruik hiermee verrekenen. 

  • Mobiliteitskaart (NS-Business Card, Mobility Card, Radiuz, Reisbalans-kaart, XXImo)
    Met een mobiliteitskaart kunnen uw medewerkers het openbaar en diverse aanvullende diensten gebruiken zoals OV-fiets, (trein)taxi en poolauto's. U kunt deze kaart ook aanvullend op de leaseauto geven. De kaart kan worden gebruikt voor het woon-werkverkeer en voor zakelijke ritten. Bij de reservering kan uw medewerker eventueel een omschrijving (zoals een project- nummer) doorgeven. U krijgt achteraf een rekening voor de reizen die met de kaart zijn gemaakt. Declaraties zijn daardoor overbodig. Welke kaart het meest geschikt is voor uw organisatie, hangt van uw situatie af.
    Bekijk ook deze vergelijking van mobiliteitskaarten.
  • Bedrijfs-OV-jaarkaart(en)
    De kaart staat op naam van het bedrijf en alle medewerkers kunnen hiervan gebruik- maken, ongeacht de bestemming. Voor ongeveer € 4500,- hebt u een bedrijfskaart voor het openbaar vervoer. Declaraties zijn hierdoor niet meer nodig.
  • OV-chipkaarten
    Zorg dat er altijd OV-chipkaarten bij het secretariaat liggen. Uw medewerkers kunnen dan altijd gebruik maken van de bus of de tram.
  • E-tickets voor treinreizen
    Deze kunt u door het secretariaat laten bestellen en betalen via internet. De print van de bevestigingsmail is samen met een identiteitskaart van de medewerker (e-ticket is op naam van de gebruiker) het plaatsbewijs.
  • Treinkaartjes voor vaste bestemming
    Bij gebruik van minimaal 100 kaartjes per jaar naar een vaste bestemming (bijvoorbeeld een andere vestiging van uw bedrijf) kunt u hiervan een voorraad aanschaffen via het grootgebruikerscontract.
    Heeft u veel bezoekers/cursisten? Dan kunt u afspraken maken met NS over het afnemen van dagkaartjes vanaf ieder station in Nederland naar uw vestigingsplaats. Deze kunt u (tegen gereduceerd tarief) aan uw bezoekers uitreiken. Voorbeeld: bij een cursusinstelling kunnen cursisten bij de aanmelding voordelig zo'n treinkaartje kopen.
    U kunt ook grotere aantallen treinkaartjes afnemen voor zakelijke ritten tegen een voordelig tarief! Maak hierover afspraken op maat met NS.

 

Bied dienstvoertuigen voor zakelijke ritten

U kunt dienstvoertuigen (fietsen, elektrische fietsen, scooters, auto’s) beschikbaar stellen aan uw medewerkers. Zij kunnen deze dan gebruiken voor hun zakelijke ritten, en hoeven ’s ochtends niet persé met de auto naar het werk te komen. Geeft u uw medewerkers een mobiliteitsbudget inclusief zakelijke ritten, dan kunt u de kosten voor het gebruik van de dienstvoertuigen van hun budget boeken. 
Voor auto's kunt u aan de volgende mogelijkheden denken:

  • Spreek af dat medewerkers met een leaseauto deze aan collega's beschikbaar stellen voor zakelijke ritten
  • Neem een abonnement op een poolautosysteem 
  • Schaf zelf poolauto's aan (of lease deze)

Wat de beste keuze is, hangt af van uw situatie. De volgende zaken spelen een rol:

  • Aantal dienstritten
    Is het aantal dienstritten beperkt, dan bieden losse abonnementen op externe poolauto's flexibiliteit. U deelt het gebruik van deze auto met andere abonnementhouders. Wel kunt u afspraken maken over exclusief gebruik tijdens kantooruren. Bij veel zakelijk verkeer zijn eigen poolauto's vaak handiger. U zorgt dan zelf voor aanschaf, beheer en onder- houd. U kunt dit ook uitbesteden een leasemaatschappij of aan Mobility Mixx (inclusief reserveringssysteem).
  • Uw locatie
    Greenwheels heeft in (binnen)steden en bij NS-stations al veel poolauto's staan. Staan in de buurt van uw bedrijf poolauto's, dan kunnen uw medewerkers daarvan eenvoudig gebruik maken. Ook op andere plekken in Nederland kunnen zij een poolauto bespreken voor hun zakenrit. Zijn er geen standplaatsen met auto's bij uw bedrijf in de buurt, dan kunt u zelf poolauto ́s kopen of leasen. Ook kunt u bij Greenwheels of MyWheels een zakelijk abonnement afnemen inclusief plaatsing van auto's bij uw eigen bedrijf.
  • Profilering van uw bedrijf
    Kiest u voor eigen poolauto's (aanschaf of lease), dan kunt u zelf het type auto bepalen. U kunt bijvoorbeeld kiezen voor elektrische of hybride auto's. Ook heeft u de mogelijkheid om een bedrijfsnaam en -logo op de auto te plaatsen. Ook bij Wheels4all kunt u uw eigen autotype kiezen.