6. Interne communicatie is belangrijk voor het succes: tips en trucs!

Slim werken slim reizen flexibel reizen

Wilt u uw medewerkers slim laten werken en reizen? Schakel uw afdeling Communicatie in en stel een goed communicatieplan op. Een (korte) campagne kan een flinke impuls geven aan flexibel reizen. Beperk u echter niet tot een eenmalige campagne, maar zorg ook voor een structurele aanpak.Hier vindt u veel tips en ideeën voor de interne communicatie én een uitgewerkte voorbeeldcampagne. De basis voor uw communicatieplan heeft u dus al voor u liggen.

 

 

Wat wilt u bereiken?

U wilt zoveel mogelijk medewerkers flexibel laten reizen. Uw communicatiedoelstellingen zijn bijvoorbeeld:

  • Medewerkers weten dat het interessant (financieel, tijdwinst) is om flexibel te reizen
  • Medewerkers kennen de mogelijkheden van de diverse alternatieven
  • Medewerkers hebben een positief gevoel bij flexibel reizen
  • Medewerkers weten dat flexibel reizen bijdraagt aan het duurzame bedrijfsbeleid
  • Medewerkers begrijpen de werking van hun mobiliteitsbudget en hebben hierover een goed gevoel

Met wie communiceert u?

Stem uw communicatie en de boodschap goed af op de medewerkers van uw bedrijf. Houd rekening met bijvoorbeeld het opleidingsniveau, interesses, (voor)oordelen over het openbaar vervoer, fiets, lease-auto etc. Niet iedereen heeft echter dezelfde aanpak en boodschap nodig.

U kunt bijvoorbeeld deze groepen onderscheiden:

  • Management
  • Ondernemingsraad 
  • Manager P&O
  • Medewerkers die al flexibel reizen 
  • Nieuwe medewerkers 
  • Medewerkers die flexibel(er) kunnen reizen (woon-werkverkeer en/ of zakelijke ritten)
  • Medewerkers die een mobiliteitsbudget gaan krijgen

Management

Waarom?

Steek veel energie in het management van uw organisatie. De (afdelings/team) managers spelen altijd een bepalende rol bij veranderingen. De managers moeten het beleid positief kunnen uitdragen en inspelen op vragen, bezwaren en onduidelijkheden.

 

Boodschap

Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit belangrijk (bijvoorbeeld duurzaamheid of goed werkgeverschap)? Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Benoem concreet wat u van de managers verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van medewerkers, enthousiasmeren, wegnemen van weerstanden of het geven van het goede voorbeeld.

 

Hoe?

  • Presentatie in managementoverleg
  • Persoonlijke gesprekken met managers (= meest effectief om eventuele bezwaren en weerstanden te bespreken) 
  • Bespreek het onderwerp ook na de introductie minimaal één keer per jaar

Ondernemingsraad

Waarom?

Past u de arbeidsvoorwaarden aan, dan heeft u met de ondernemingsraad te maken. Maar ook als de OR geen instemmings- of adviesrecht heeft, is het verstandig om de OR-leden te informeren over het (nieuwe) beleid. De OR communiceert namelijk óók met de medewerkers, hun 'achterban'. Een goede afstemming draagt bij aan draagvlak bij de OR. Hiermee voorkomt u dat via de OR ongewenste boodschappen over het OV-beleid bij uw medewerkers terecht komen.

 

Boodschap

Achtergronden van het (nieuwe) beleid en informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden. Aanpak interne communicatie. Vraag eventueel hulp/ondersteuning van de OR.

 

Hoe?

  • Presentatie in OR-overleg
  • Zo nodig 1-op-1 gesprekken met OR-leden om weerstanden weg te nemen
  • Brainstormsessie met de OR over de invoering van persoonlijke mobiliteitsbudgetten

Manager P&O

Waarom?

De afdeling P&O heeft veel contact met (nieuwe) medewerkers over arbeidsvoorwaarden, zoals reiskosten en voorzieningen voor woon-werkverkeer en zakelijke ritten.

 

Boodschap

Besteed aandacht aan de achtergronden van het (nieuwe) beleid; waarom is dit beleid belangrijk (bijvoorbeeld duurzaamheid of goed werkgeverschap? Geef informatie over de voorzieningen, regelingen en mogelijkheden (voor zover niet bij P&O bekend). Benoem concreet wat u van de afdeling verwacht. Dit is bijvoorbeeld het informeren van (nieuwe) medewerkers, enthousiasmeren of wegnemen van weerstanden.

 

Hoe?

  • 1-op-1-gesprek(ken) met P&O-manager(s)

Medewerkers die al flexibel reizen

Waarom?

Deze collega's beïnvloeden (bewust en onbewust) de groep 'mogelijke nieuwe flex-reizigers'. Het zijn de mensen die het reisgedrag laten zien dat uw organisatie graag wil. U las al dat gedrag 'besmettelijk' is. U kunt gebruik maken van dit mechanisme, door de medewerkers die al flexibel reizen, heel zichtbaar te maken.

 

Boodschap

Vraag hen op te treden als ambassadeur. Benader hen voor een interview in het perso- neelsmagazine of op intranet of voor een rol in de campagne.

 

Hoe?

  • 1-op-1-gesprekken met de 'flex' reizigers
  • Vrijwel alle acties die ook hierboven zijn beschreven

Nieuwe medewerkers

Waarom?

Deze mensen hebben nog geen 'gewoontegedrag' ontwikkeld. Ze zijn eenvoudiger te beïnvloeden met goede argumenten.

 

Boodschap

Laat zien welke visie de organisatie heeft (zoals duurzaamheid) en hoe de nieuwe medewerker hieraan kan bijdragen. Communiceer – als dit mogelijk is – de sociale norm (.. % van onze medewerkers reist al flexibel). Geef heel helder de mogelijkheden aan.

 

Hoe?

  • Arbeidsmarktcommunicatie (zoals personeelsadvertenties)
  • Introductiegesprek/programma 
  • Informatiepakket voor nieuwe medewerkers, met duidelijk overzicht van alle mogelijkheden om te reizen, de reiskostenregeling etc.
  • Persoonlijk reisadvies voor woon-werkverkeer
  • Koppelen aan een 'buddy' (een collega die de verschillende alternatieven goed kent)

Medewerkers die flexibel(er) kunnen reizen

Waarom?

Dit is de groep waar het uiteindelijk om draait; van deze mensen wilt u het reisgedrag beïnvloeden.

 

Boodschap

Leg nadruk op de mogelijkheden en de voordelen (vrijheid, tijdwinst, kosten). Neem in de boodschap de alternatieven voor zakelijke ritten (zoals mobiliteitskaarten, poolauto's en bedrijfsfietsen) mee en hoe ze hiervan gebruik kunnen maken (reserveren, sleutels etc.). Medewerkers hoeven/mogen niet met de eigen auto naar een zakelijke afspraak, dus hoeven 's ochtends niet persé met de auto te komen. Besteed ook aandacht aan de afweging 'is deze rit wel noodzakelijk'?

 

Hoe?

Maak gebruik van uw ambassadeurs, laat ook hen de boodschap vertellen en het voorbeeld geven. Besteed vooral aandacht aan de persoonlijke (1-op-1) communicatie (zie verderop). Dit kost tijd, maar is over het algemeen wel het meest effectief. Zorg voor structurele aandacht voor het onderwerp.

 

Personeelsmagazine en intranet

  • Interviews met collega's die flexibel reizen. Het delen van succesverhalen, met de praktijk als de bron.
  • Column van collega over zijn bijzondere ervaringen met flexibel reizen.
  • Vaste rubriek of themasite op intranet met de reismogelijkheden, de vervoermiddelen die u beschikbaar stelt en de logistiek (reserveren, sleuteluitgifte), succesverhalen, de aanwezigheid van OV-kaarten, actuele reisinformatie etc. Medewerkers kunnen via de site vragen stellen aan de helpdesk. Denk ook aan een weblog van de directeur die flexibel reist.
  • Plaats op uw intranet een link naar 9292OV. U kunt een link plaatsen op uw eigen website en intranet, of schaf de Reiswijzer aan. De Reiswijzer kost tussen € 145 (standaardversie) en € 1.200 (eigen lay-out). U kunt deze bestellen bij 9292 Zakelijk.
  • Maandelijkse succesrapportages (ontwikkeling aantal flex-reizigers en evt. flex-werkers, uitleen dienstvoertuigen, gebruik mobiliteitskaarten).
  • Plaats posters op intranet en in het personeelsmagazine met daarop een duidelijk overzicht welke keuzemogelijkheden er zijn en hoe te regelen ('hoe leen ik een poolauto', 'waar kan ik terecht voor OV- en mobiliteitskaarten'). Bekijk het gratis beeldmateriaal dat u hierbij kunt gebruiken.

Lijncommunicatie

  • Managers en P&O-ers kunnen het onderwerp bespreken in werkoverleggen, in 1-op-1 gesprekken en functioneringsgesprekken. Vraag niet alleen hoe en hoe vaak zij reizen maar ook wat men verwacht en haalbaar vindt. Zelf met ideeën komen schept draagvlak en brengt discussie op gang.

Ludieke acties

  • Mobiliteitsmarkt binnen uw bedrijf, bijvoorbeeld in het kader van de Filevrijedag, de Week van de Vooruitgang of Dag van de Duurzaamheid. Met kraampjes van OV- en fietsaanbieders, informatie over regelingen en de dienstvoertuigen, leuke activiteiten die met het thema te maken hebben, start van campagne etc.
  • Placemats met het flexibel reizen-thema in het bedrijfsrestaurant . U kunt de posters hiervoor als basis nemen.
  • Hang posters zichtbaar op in het gebouw, het bedrijfsrestaurant en de parkeergarage. Hierop laat u zien welke keuzemogelijkheden er zijn en hoe medewerkers dit kunnen regelen.
  • Organiseer samen met OV-aanbieders een probeer-actie voor uw medewerkers. De aanbieders hebben hiermee goede ervaringen opgedaan.
  • Geef uw medewerkers de mogelijkheid om elektrische fietsen of scooters uit te proberen, voor hun woon-werkverkeer en voor hun zakelijke ritten.

En denk ook aan:

  • Goede informatie in (online) personeelshandboek.
  • Speciale mailing of nieuwsbrief die met regelmaat verschijnt. De posters kunt u hiervoor als basis gebruiken. U kunt ze eventueel zelf aanpassen en eigen mede- werkers hierop laten figureren (voorbeeldfunctie).
  • Schriftelijke informatie op het huisadres van uw werknemer.
  • Maak de vervangende vervoermiddelen zelf goed zichtbaar en herkenbaar. Poolauto's zet u bij de personeelsingang, bedrijfsfietsen op een zichtbare plek in de fietsenstalling, sleutels in de hal etc.
  • Een helpdesk voor vragen en persoonlijk advies (secretariaat, afdeling P&O). 
  • Informatiebord met actuele OV-reisinformatie, file-informatie etc. in de hal van het bedrijf.
  • Benader de lokale/regionale pers over uw nieuwe beleid en de (eerste) resultaten. Persaandacht kan uw interne boodschap versterken.

Medewerkers die een persoonlijk mobiliteitsbudget gaan krijgen

Waarom?

Voor deze medewerkers valt het vertrouwde reiskostensysteem weg, en daar komt iets onbekends voor in de plaats. U wilt dat ze goed op de hoogte zijn van de werking en de mogelijkheden van het budget en dat ze daar een positief gevoel over hebben. Daarnaast wilt u het reisgedrag van deze medewerkers beïnvloeden.

 

Boodschap

Achtergrond; visie van de organisatie op mobiliteit. Hoogte van het budget, hoe het werkt, afspraken, inzage in kosten van de verschillende reismogelijkheden. Speel daarnaast in op vragen en mogelijke weerstanden.

 

Hoe?

  • Persoonlijke gesprekken tussen manager en betreffende medewerkers 
  • Brainstormsessie over de invulling en invoering van het budget (eventueel samen met de ondernemingsraad)
  • Verder kunt u hier vrijwel alle hierboven genoemde acties voor inzetten.